В прошлом мини-обзоре продукта «МойОфис Частное Облако 2» мы продемонстрировали возможности приложения для администрирования и управления системными параметрами. В этой статье мы поговорим о файловом менеджере – удобном инструменте, который позволяет хранить все ваши документы в порядке и контролировать данные.
Знакомство с интерфейсом
Файл-менеджер открывается после авторизации и всегда доступен по нажатию на иконку «Документы».
В левой части экрана представлены главные разделы – «Общие папки», «Мои документы» и «Доступные мне». Чтобы самые актуальные для вас файлы были под рукой – используйте папки «Отмеченные» и «Недавние», где отображаются документы, отсортированные по дате последнего открытия.
![](/upload/blog_img/2022/12/filemanager/1.png)
Загружайте, создавайте, просматривайте, редактируйте или удаляйте файлы – в файловом менеджере вам доступны любые базовые действия. Вы также можете распределять доступ для других пользователей, делиться ссылками, перемещать, скачивать и переименовывать документы.
Версии документов
В файловом менеджере вы можете работать с версиями документов – сохранять их предыдущие варианты в ручном или автоматическом режимах. Особенно это актуально, когда вы долго работаете над материалом вместе с коллегами и вам необходимо отслеживать все этапы подготовки данных.
Механизм автоверсионирования обеспечивает сохранение документа целиком вне зависимости от режима редактирования. Пользователь может включить режим автоверсионирования для конкретного текстового или табличного документа в форматах XODT и XODS, и тогда сервер будет создавать копии документа через определенный промежуток времени. Каждую из версий вы можете переименовать, просмотреть, восстановить, сохранить как новый документ или удалить. Подробнее об этом мы писали здесь.
![](/upload/blog_img/2022/12/filemanager/2.png)
Какие форматы документов поддерживаются
В качестве собственных «внутренних» форматов документов «МойОфис Частное Облако 2» использует XODT для текстовых файлов и XODS для таблиц. Они на 100% совместимы с ODT и ODS, стандартизированными по ГОСТ для документов. При загрузке файлов в иных форматах конвертация не происходит, но пользователь сможет просматривать такие документы, скачивать или распечатывать. А вот для редактирования – понадобится создать копию файла в нужном формате с помощью функции «Редактировать копию».
![](/upload/blog_img/2022/12/filemanager/3.png)
Если у документа есть несколько версий, то пользователь сможет в специальном интерфейсе выбрать нужную
Старые форматы документов DOC и XLS также поддерживаются в «МойОфис Частное Облако 2», но после загрузки в систему такие документы будут доступны только для просмотра. Для редактирования их необходимо конвертировать в форматы XODT и XODS нажатием на кнопку «Открыть в редакторе», которая располагается в правом верхнем углу окна просмотра.
При скачивании документов из файлового менеджера или редактора пользователю будет предложено выбрать формат файла. Доступны следующие варианты: XODT, XODS, DOCX, XLSX, ODT, ODS, PDF. После выбора система конвертирует документ и начнёт выгрузку.
![](/upload/blog_img/2022/12/filemanager/4.png)
Если же к «МойОфис Частное Облако 2» подключена почтовая система, пользователь увидит дополнительную возможность «Отправить по почте». При отправке письма документ будет так же сконвертирован в выбранный формат и приложен к сообщению.
Совместный доступ к файлам
Для управления совместным доступом к файлам используются команды основного, или контекстного меню, вызываемого по нажатию правой кнопки мыши. Владелец может дать доступ на редактирование, просмотр и управление конкретными документами одному или нескольким пользователям.
Предоставляя доступ на управление файлом или папкой какому-либо пользователю, владелец наделяет его аналогичными своим правами: помимо всех стандартных действий, пользователь может предоставлять доступ к файлу другим пользователям и группам.
Общие папки
Использование общих папок позволяет не только организовывать документы более наглядно, но и упрощать их поиск. Владелец общей папки управляет доступом к ней и выдачей прав на просмотр, редактирование и удаление файлов из общей папки аналогично ситуации с файлами. Важно, что квота дискового пространства, выделенная пользователю, не меняется при использовании общих папок. За установку их объёма отвечают администраторы инсталляции.
![](/upload/blog_img/2022/12/filemanager/5.png)
Файлы: доступ изнутри и снаружи организации
Одним из основных удобств облачных решений является возможность поделиться файлом с другими пользователями как внутри организации, так и за её пределами. «МойОфис Частное Облако 2» обладает возможностью работы с публичными ссылками, дающими доступ к конкретному файлу или целой папке. Ссылки можно копировать и передавать как в виде отдельной строки, так и включать их в тело документа.
![](/upload/blog_img/2022/12/filemanager/6.png)
Для создания ссылки используется команда «Поделиться ссылкой», расположенная в меню «Файл». Во вкладке «Публичная ссылка» появляется диалоговое окно, где можно указать срок действия ссылки и ввести пароль. Для большей безопасности все создаваемые ссылки дополнительно защищаются паролем. Это происходит по умолчанию, однако эту функцию можно отключить, если защита не требуется.
Широкие возможности управления файлами и папками в «МойОфис Частное Облако 2» позволяют повысить эффективность работы в организации и обеспечить безопасный доступ к нужным документам даже внешним сотрудникам.