МойОфис 
Mailion 
Справочный центр
В современных организациях применяются десятки инструментов для коммуникаций и работы с документами. Сложно представить работу без мессенджеров, электронной почты, систем видеоконференцсвязи и средств совместной работы с документами. Число сообщений растет, а вместе с тем множится и количество потоков разнородной информации, которая проходит через сотрудников в рамках рабочих процессов. В такой ситуации важно сделать так, чтобы вся эта информация была максимально структурирована, так как это залог эффективности рабочих групп.
Решение проблемы распределенной информации предлагает Squadus – это не просто мессенджер, где пользователи общаются в чатах, а целое рабочее пространство для взаимодействия сотрудников. Squadus позволяет:
- удобно структурировать информацию по тематикам и направлениям
- организовать общение сотрудников в рабочих группах
- назначать встречи из календаря
- обеспечивает совместную работу с документами
- быстро находить информацию по большому объему данных
- автоматизировать работу с помощью чат-ботов и многое другое.
Принципы и концепция
Благодаря таким типам организации коммуникации, как команды, каналы и обсуждения и личные переписки, пользователи Squadus могут выстроить взаимодействие оптимальным образом. Так, чтобы все рабочие обсуждения, проекты и задачи были строго структурированы по полочкам. Расскажем об этом пространстве для совместной работы подробнее.
Команда – ключевой вид чатов для организации работы сотрудников в группах. Это самые большие объединения, в которых состоят сотрудники из одного департамента или работающие над одним проектом. Внутри команды можно создавать любой набор дочерних каналов и обсуждений. В команды пользователи могут быть добавлены по двум принципам:
- это может быть то или иное структурное подразделение организации;
- либо — проектная команда, то есть, сотрудники, работающие вместе над одним проектом.
Внутри команд существуют каналы. Они создаются под разные тематики или функции, и могут быть как открытыми, так и закрытыми. Например, они могут быть посвящены новостям проекта или запуску продуктов.
- Открытый канал: все участники могут читать и писать сообщения, самостоятельно добавлять пользователей и любую информацию, а также ставить реакции.
- Закрытый канал: в него попасть можно только по приглашению, а его содержимое видят только приглашенные участники.
Внутри команд и каналов можно организовывать обсуждения – «комнаты» для отдельных дискуссий. По сути, обсуждения — полноценный чат, который можно создать внутри чата.
- Squadus позволяет подключать к обсуждениям как внутренних сотрудников организации, так и внешних участников (гостей), не являющихся сотрудниками организаций.
- Гости получают доступ только в то обсуждение, куда их добавили. Им не будут доступны обсуждения в других каналах или командах.
Также, всем пользователям доступны и обычные личные переписки.
Таким образом, мы получаем понятную иерархию общения, подходящую для ежедневной работы. Требуется сделать большое объявление? Подойдет канал, куда входят все заинтересованные участники. Нужно обсудить что-то точечно или приватно? В этом помогут обсуждения или личные чаты.
Искать медиафайлы, новости, отдельные сообщения при такой организации также удобно – данные не перемешаны, а упорядочены. Пользователи могут обращаться к той или иной беседе, в зависимости от приоритетности своих задач, не отвлекаясь на не актуальный для них поток информации.
Как это на практике
В левой части экрана находится панель навигации, где можно переключаться по вкладкам между беседами, попадать на вкладку с архивом конференций, смотреть каталог с каналами, пользователями, командами.
Список каналов и рабочих чатов с коллегами можно посмотреть, опустив ползунок на панели или кликнув на иконку с планетой – внутри программы откроется каталог с разделами «Каналы», «Пользователи», «Команды». В первом разделе содержится перечень тематических объединений, их описание, состав участников, дата создания и учредитель. Переходя на вкладку беседы, мы попадаем на страницу со списком чатов.
На боковой панели бесед можно наблюдать следующую группировку:
- Непрочитанные сообщения из чатов и личных переписок.
- Избранное – где у нас закреплены чаты, которые мы хотим всегда иметь под рукой.
- Команды – все команды, в которых состоит пользователь.
- Обсуждения – отдельный выделенный вид рабочих чатов для сотрудников, ответвленный от общего канала.
- Каналы – открытые и закрытые каналы, в которых состоит пользователь
- И, конечно, личные переписки между пользователями.
Отдельно отметим, что в Squadus легко найти любого сотрудника, набрав первые буквы его ФИО. Причем, в нашем решении для организации работы команды реализован межязыковой поиск, приложение будет искать информацию вне зависимости от языка ввода, будь то латиница или кириллица.
Создать команду или канал может любой пользователь цифрового рабочего пространства Squadus. Для этого нужно нажать на оранжевый плюсик в левом верхнем углу. Перед вами появится окно с несколькими опциями.
Допустим, мы хотим создать канал. Выбрав этот вариант, мы должны будем придумать название, добавить участников и указать тип канала.
Обсуждения можно создавать в канале, команде, личной переписке или в цепочке ответов. Обсуждение будет привязано к беседе, в которой ведется цепочка ответов. В обсуждение можно добавлять участников, не состоящих в основной группе: канале или команде. Это расширяет возможности кросс-функциональных коммуникаций.
Вместо заключения
Задача Squadus – помочь компаниям достичь непрерывности бизнес-процессов за счет выстраивания логичной, удобной коммуникации. В приложении она достигается при помощи грамотного разделения информации и организации взаимодействия между сотрудниками в специально отведенных для разных случаев цифровых пространствах. МойОфис разрабатывает Squadus для компаний любого масштаба, наши решения для совместной работы зарегистрированы в реестре отечественного ПО, а значит — могут использоваться для проектов импортозамещения. Узнайте подробнее о Squadus на странице продукта или запросите тестовый доступ к решению здесь.
