Как создать шаблоны документов в МойОфис Стандартный

Любой организации требуются разные виды типовых документов – деловые письма, договоры, а также различные приказы, распоряжения, платежные документы и нормативно-правовые акты. Как упростить работу с ними?

Шаблоном принято называть документ, форма и структура которого были приняты в качестве стандарта для решения той или иной задачи. Например, вам может потребоваться периодически отправлять однотипные письма или служебные записки, и такую задачу проще всего эту задачу решить с помощью шаблонов. 

Настольные редакторы «МойОфис Стандартный» поддерживают два сценария работы с шаблонами документов:

• Обычные пользователи могут создать новый документ, сохранить его в качестве шаблона, и затем использовать по мере необходимости
• Более опытные пользователи, учетная запись которых обладает правами «Администратор», также могут настроить определенный шаблон документа в качестве используемого программами по умолчанию.

Разберемся в том, как работать с шаблонами документов в программах «МойОфис Стандартный» в обоих случаях, и для примера – создадим шаблон делового письма. 

Создаем шаблон документа – деловое письмо организации

Создание любого вида шаблона документа начинается с простого шага – запустите текстовый редактор «МойОфис Текст» и оформите новый типовой документ в том виде, в котором он будет использоваться в дальнейшем. 

Рассмотрим типовой случай – предположим, что вам требуется создать шаблон делового письма. С такой задачей сталкивается любая организация, вне зависимости от своего масштаба или сферы деятельности. Деловые письма требуются для коммуникации с другими контрагентами, подрядчиками и даже представителями государственных структур. 

Обязательных регуляторных требований к бланку делового письма не существует – каждая организация в праве использовать для создания свои формы - шаблоны. Тем не менее, в России действует национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который поможет сделать письма структурно понятнее для получателя. 

В соответствии со стандартом, первым делом необходимо установить требуемые поля документа. 

ГОСТ предписывает выбирать такие отступы: 

• Слева: не менее 20 мм.н
• Справа: не менее 10 мм.
• Сверху: не менее 20 мм.
• Снизу: не менее 20 мм.

Установим границы в соответствии с этими требованиями. Для этого, воспользуйтесь меню «Файл» и выберите там пункт «Параметры страницы», или нажмите сочетание клавиш [Ctrl]+[Shift]+[P]. 

Стандартом предусмотрено два типовых бланка для писем – «угловой» и «продольный». Они различаются оформлением верхней части документа. Для упрощения, воспользуемся «угловым» бланком, который подойдет всем без исключения организациям. 

На рисунке ниже показаны угловой и продольный бланки. На изображениях видны цифровые индексы – это специальная кодировка для определения типа поля документа, который должен располагаться в конкретном месте. Также, на схемах присутствуют и размеры полей, которые приведены в миллиметрах. Расшифровка кодов полей приведена в разделе №4 «Реквизиты документа» ГОСТ Р 7.0.97-2016. 

Стандартом оговорено расположение всех полей в документе, но для типовой коммерческой организации многие из них будут избыточны.
Ограничимся только наиболее важными из них: 

• 03 – товарный знак;
• 05 – наименование организации – автора документа;
• 08 – справочные данные об организации;
• 10 – дата документа;
• 11 – регистрационный номер документа;
• 12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
• 15 – адресат;
• 17 – заголовок к тексту;
• 18 – текст документа;
• 22 – подпись;
• 25 – отметка об исполнителе.

В верхней части листа должны быть указаны поля, относящиеся как к самой организации, так и к получателю письма. Сформируем их для шаблона документа из трёх частей, две из которых будут равной длины, а третья будет служить отступом между ними. Левая часть страницы предназначена для указания отправителя письма, правая – для получателя.

С помощью кнопки на панели инструментов или меню «Вставка» и пункта «Таблица», создайте таблицу из трех столбцов и трех строк. 

Теперь, воспользуйтесь функцией «Размер ячейки», которую также можно найти в разделе «Таблица» панели инструментов. 

Задайте с её помощью размеры в соответствии со стандартом: 

• Ширина левого и правого столбца – 7,5 см.
• Высота верхней строки – 5,1 см.
• Высота средней строки – 2,2 см.
• Высота нижней строки – 1,8 см.

Далее, вставьте в первую строку левой ячейки логотип вашей организации. Для этого, дважды кликните по нужной ячейке и воспользуйтесь командой «Изображение» в меню «Вставка». Также в этой ячейке укажите наименование компании и её реквизиты.  

Обратите внимание, что по умолчанию изображение будет вставлено с выравниванием по верхнему краю. Изменить настройку можно с помощью кнопок «Выровнять текст» командного меню. 

После этого, перейдите ко второй строке левого столбца. Он необходим для указания следующих параметров: 

• дата документа;
• регистрационный номер документа;
• ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа. 

Поместите следующий текст в эту ячейку: 

№___________ от _____________

на___________ от _____________

Третья строка левого столбца используется для указания темы письма. Поскольку этот параметр будет меняться с каждым новым письмом, то укажите здесь текст «Тема письма», и для наглядности, выделите его желтым цветом. 

Теперь перейдем к правым ячейкам. ГОСТ требует, чтобы верхняя строка использовалась для указания адресата и грифа утверждения документа, а нижняя – для резолюции. Для упрощения, мы оставим указание только адресата. Напишите поля «Кому:» и «Куда:», и по аналогии с примером выше, выделите их желтым цветом. 

Стандартом задан отступ между «шапкой» письма и его содержанием. Этот отступ должен составлять 2,5 сантиметра. Проще всего задать такой отступ с помощью еще одной строки таблицы. Для этого подведите курсор мыши к правой нижней ячейке таблицы и нажмите кнопку [Tab] на клавиатуре – у вас появится еще одна строка. Объедините её ячейки с помощью соответствующей кнопки «Объединить ячейки», расположенную в командном меню. После этого, задайте высоту строки в размере 2,5 см. 

Если при создании шаблонов документов вам не требуется строго следовать стандарту, то мы предлагаем в целях экономии места использовать только что созданную строку в качестве поля для ввода обращения к получателю. Напишите там «Уважаемый Имя Отчество!», сделайте текст жирным и после этого также выделите изменяемые поля желтым цветом. 

Теперь подведите курсор мыши к левому верхнему углу сформированной таблицы шаблона документа. Обратите внимание, что курсор превратится в стрелку, и если вы все сделали правильно, то стрелка будет указывать на правый нижний угол таблицы. Нажмите левую кнопку мыши один раз, после чего, редактор выделит всю таблицу. Затем, подведите курсор к кнопке командного меню, с помощью которой задаются параметры границы ячейки и нажмите её. В выпадающем окне выберите «Нет границ» (правое нижнее изображение в верхней части окна). И вы увидите, что границы вашей таблицы исчезли. 

Далее, для наглядности, напишите пару абзацев текста – это будет содержательная часть письма, которая будет меняться в зависимости от ваших потребностей. Укажите какое-нибудь простое сообщение для тех, кто в будущем будет работать с этим шаблоном документа, и повторите его несколько раз. Также, с помощью ползунка «Первая строка» задайте отступ первой строки в каждом абзаце. 

Обратите внимание, что ГОСТ требует, чтобы вы использовали шрифты 12, 13 или 14 размера, а межстрочный интервал был кратен 1,25. Напомним, что оба этих параметра можно определить с помощью командного меню с помощью команд «Размер шрифта» и «Межстрочный интервал». Обратите внимание, что интервала 1,25 нет в предустановленных значениях, доступных по умолчанию – вам необходимо выделить мышью абзацы с текстом, а затем воспользоваться функцией «Произвольный интервал». В открывшемся окне необходимо выбрать в качестве критерия «Множитель» и указать значение 1,25. 

Теперь осталось только указать, кто будет подписывать письмо и реквизиты того, кто это письмо подготавливает (исполнитель). Для этого, сначала снова создайте таблицу из двух столбцов и одной строки. В левой части укажите, например, «Генеральный директор», а в правой части – его имя и фамилию, например, Иванов И.И. Текст в правой ячейке должен быть отформатирован с выключкой вправо. Затем, выделите эту таблицу, и отформатируйте весь текст жирным, а также сделайте границы ячеек невидимыми. 

Финальный штрих подготовки шаблона делового письма: подведите курсор мыши в нижнюю часть документа, и, когда символ курсора изменится на лист бумаги с выделенными на нем колонтитулами, дважды кликните левой кнопкой мыши. Редактор перейдет в режим редактирования колонтитулов. Разместите в левой части нижнего колонтитула следующий текст, который может быть написан шрифтом подходящего размера, например, 8: 

Исп. Фамилия Имя Отчество
Тел.: +7 (ХХХ) ХХХ-ХХ-ХХ
Email: адрес@электронной.почты 

После этого, слова «Исп.», «Тел.» и «Email» выделите жирным, а «Фамилия Имя Отчество», номер телефона и адрес электронной почты – желтым цветом. Чтобы выйти из режима редактирования колонтитула дважды кликните левой кнопкой мыши за его пределами. 

Поздравляем, шаблон вашего делового письма готов! Теперь давайте уменьшим масштаб, и посмотрим на финальный результат. Если вы все сделали правильно, то ваш документ будет выглядеть следующим образом: 

Сохраняем типовой документ в качестве шаблона

После того, как типовой документ будет подготовлен, вам нужно сохранить его в формате шаблона. Целесообразно хранить шаблоны документов в отдельной папке – так вы точно будете знать, где их искать, когда они вам потребуются. Редакторы МойОфис работают с шаблонами текстовых документов в формате .XOTT, а для табличных документов используется формат .XOTS. 

Сохранить готовый документ в виде шаблона очень просто – для этого после оформления достаточно воспользоваться командой «Сохранить шаблон…», которая расположена в меню «Файл». 

В появившемся всплывающем окне вам потребуется указать название шаблона и выбрать место, куда его требуется сохранить. 

Полезная рекомендация

При работе в командах, полезно сохранять шаблоны не на своем компьютере, а в сетевую папку, которая была бы доступна не только вам, но и вашим коллегам. Так вы не только создадите шаблоны типовых документов, но и поможете другим сотрудникам быстро их находить. 

Как создать документ на основе шаблона

Когда вам потребуется создать новый типовый документ по имеющемуся у вас образцу шаблона, вам будет достаточно запустить настольный редактор МойОфис и выбрать команду «Создать по шаблону…» в меню «Файл». 

В появившемся окне вам останется лишь перейти в папку с шаблонами и выбрать необходимый в данный момент шаблон документа, например, рассмотренного выше делового письма. Вот и все — открывшийся шаблон можно заполнять уже актуальными данными, скачать и распечатать.

Как задать шаблон по умолчанию

Иногда бывает необходимо текстовый или табличный редактор таким образом, чтобы при каждом открытии текстового или табличного редактора приложения пользователь сразу видел определенный шаблон. Заменить стандартный шаблон документа не трудно, но для этого могут потребоваться права администратора. 

Перейдите в каталог установки настольных редакторов «МойОфис Стандартный», и найдите в нём папку Default Template. В зависимости от типа операционной системы, папка будет расположена в разных местах:

• Для Linux: /opt/myoffice-standard/Defalut Template
  
• Для Windows: C:\Program Files\MyOffice\Default Template

И скопируйте требуемый вам шаблон в неё. Теперь, при каждом запуске приложения, а также при создании нового текстового документа, редактор МойОфис будет автоматически формировать новый документ из вашего шаблона. 

Вместо заключения

Надеемся, наши инструкции пригодятся вам в вашей работе. В нашем блоге мы регулярно делимся полезными советами по работе с приложениями МойОфис, которые помогут вам стать более продуктивными и эффективными. Если у вас остались какие-либо вопросы по работе с шаблонами документов в «МойОфис Стандартный 2», то мы рекомендуем также посмотреть видеозапись вебинара по этой теме:

Работа с шаблонами документов в приложениях МойОфис
На вебинаре вы узнаете: - что такое "шаблон документа" и почему с ним удобнее; - как создать свой шаблон; - какой шаблон документа используют приложения МойОфис "по умолчанию" и как его изменить для своих задач.