Правила и возможности конференций в Squadus: как все устроено

В условиях тренда на удаленный и гибридный форматы работы корпоративное общение перетекло в онлайн-пространство. Альтернативой традиционным живым собраниям стали виртуальные конференции, стирающие географические рамки и позволяющие собрать распределенные команды вместе. Как следствие, спрос на решения для коммуникаций вырос, как и требования к ним. 

С одной стороны, пользователи ожидают простоты использования. ПО должно иметь интуитивно понятный интерфейс, а конференции — запускаться в один клик.

С другой, усиливается запрос на технологичность и расширенную функциональность – современным компаниям нужны не только звонки с видео, но и решения с инструментами для оперативного сбора обратной связи от участников, глубокого администрирования собраний и обеспечения безопасности данных.

Этим запросам отвечает Squadus – цифровое рабочее пространство для эффективного взаимодействия сотрудников. Помимо переписки в чатах и совместной работы с документами, в Squadus можно проводить личные и групповые конференции без ограничений по времени, здесь есть продвинутые опции для управления конференциями, комнаты ожидания, функция защиты входа паролем, доски для рисования, реакции и многое другое. 

Знакомство с интерфейсом

В веб-версии Squadus конференции запускаются в отдельном окне, в настольной – в окне приложения или во вкладке браузера, в зависимости от настроек. 

Перед подключением к конференции появляется экран, который дает возможность подготовиться к обсуждению с коллегами – вы можете заранее выбрать параметры звука, включить размытие фона,заменить его, выбрав из библиотеки фонов или загрузить свой личный фон, хранящийся локально на компьютере или мобильном. Также все эти действия можно сделать во время конференции. 

Экран настроек перед подключением

Окно конференции содержит информационное поле, миниатюры участников и меню быстрых действий с кнопками включения/выключения микрофона и камеры, панелью участников, панелью чата, окном для выбора демонстрации экрана. 

Интерфейс Squadus гибкий – вид элементов легко настроить под себя. Например, по умолчанию в центре экрана отображается участник, который говорит в данный момент. Чтобы вывести в центр другого пользователя, достаточно просто щелкнуть по его миниатюре.

Так выглядит окно конференции

При переводе фокуса с окна активной видеоконференции в правом верхнем углу экрана появляется мини - окно, на котором расположены кнопки управления микрофоном и камерой, видно спикеров и трансляцию экрана. Пользоваться мини-окном удобно при параллельной работе с другими программами или приложениями. 

Кто есть кто в Squadus

Squadus поддерживает разделение ролей пользователей для эффективного и безопасного управления ходом встречи. Особенно это актуально для больших собраний – лекций, мероприятий отдела HR и сессий с участием топ-менеджеров и большого числа сотрудников. 

Ролью обладает каждый участник, роли определяют права и возможности. 

Организатор конференции – пользователь, который создал конференцию в Squadus и которому доступен самый широкий перечень возможностей конференций. Организатор автоматически получает роль модератора.

Запишитесь на демонстрацию с экспертом

Узнайте больше о возможностях цифрового рабочего пространства Squadus.

Записаться на демо

Роль модератора конференции выполняет сам организатор, либо участник, назначенный организатором. Он может записывать конференцию, контролировать, кому давать слово, чей доклад включать, разрешать и наоборот ограничивать демонстрацию экрана для коллег, управлять комнатой ожидания, записывать собрание. 

Участник видеоконференции – пользователь, для которого доступны базовые функции – писать в чат, поднимать руку, отправлять реакции, демонстрировать экран и делиться аудиозаписями, приглашать пользователей в конференцию. Полный список возможностей для всех трех типов участников мы разместили в справочном центре МойОфис. 

Когда каждая нужная функция под рукой

Конференции в Squadus обладают как базовыми, так и продвинутыми функциями для удобной организации звонков, комфортного обсуждения задач и совместной работы над проектами. 

1. Регулярные звонки доступны по постоянной ссылке

Командам, которые устраивают планерки ежедневно, не нужно генерировать десятки разных ссылок – достаточно создать одно приглашение (оно действует бессрочно) на конкретную серию встреч, добавить ссылку в корпоративный календарь и пользоваться только им.

2. Для всего найдется время

Конференции в Squadus не ограничены по длительности: вам не придется просить участников перезайти по ссылке, прерывая беседу в самый неподходящий момент. 

3. Акцентируйте внимание на важном

В Squadus реализована функция демонстрации экрана пользователя в режиме реального времени. При этом в веб-версии Squadus пользователи могут настроить показ как всего экрана, так и демонстрацию отдельного приложения, где будет видно только одно окно. Помимо этого, в Squadus есть интерактивная доска для совместного рисования, на которой можно изобразить что-то схематично, разместить на ней текст и различные фигуры.

4. Посторонние звуки не помешают

Одна из полезных фишек Squadus — шумоподавление. Ею стоит воспользоваться, если звонок проходит в людном кафе или в дороге.

5. Не нужно волноваться об интерьере

Для тех, кто работает из кафе или из дома, но хочет скрыть происходящее на заднем плане, и существует функция размытия и выбора фона. Установить фон можно как до входа в конференцию, так и во время звонка. 

6. Можно оперативно собрать фидбэк

Любой участник конференции Squadus может проводить опросы и участвовать в них, что позволит оперативно получать обратную связь по обсуждаемым темам. Опросы создаются прямо в чате встречи, а результаты отображаются в режиме реального времени для всех присутствующих. 

7. В Squadus доступны комнаты ожидания

Эта функция позволяет организатору управлять тем, когда участники могут присоединиться к конференции. Организатор может принимать участников по одному или же собрать всех в комнате и затем принять одновременно.

Комнаты ожидания пригодятся, когда вы проводите несколько встреч подряд. Если участник предстоящего собрания перейдет по ссылке раньше назначенного времени, программа автоматически поместит его в комнату ожидания. Как организатор, вы увидите, что в комнате ожидания есть пользователи, и «откроете им дверь», когда придет время. 

8. Конференции защищены паролем

На этапе создания конференции организатор может устанавливать пароль для доступа в конференцию. Эта функция позволяет сохранять конфиденциальность данных, не допуская тех, кто не был приглашен на закрытую встречу.

9. Отдельным вопросам – отдельное пространство

Модератор конференции может создавать неограниченное количество сессионных залов для обсуждений конкретных вопросов. Участники могут перемещаться между сессионными залами или возвращаться в основную конференцию.

Как создавать конференции

Вы можете запланировать конференцию или создать ту, что начнется мгновенно. В обоих случаях процесс займет не больше минуты, а механика действий не будет сильно отличаться. 

Кликнем на значок «Плюс» на панели инструментов (также можно использовать значок камеры) и выберем одну из опций – «Начать конференцию» или «Создать ссылку на конференцию». Первый вариант подходит для решения срочных вопросов – например, когда нужно что-то уточнить у коллег или сообщить новость.

1-й способ

Выбрав «Начать конференцию», вы увидите форму с полями для темы и добавления участников. 

Если конференция создается в личной переписке, то она запустится сразу, а у второго участника появится диалоговое окно для приема или отклонения звонка. Если же конференция создается в групповой беседе, то организатору потребуется указать пользователей, которые получат уведомление о начале встречи. 

2-й способ

Способ планирования конференций по ссылке отличается лишь количеством параметров, которые может задать организатор. Нажимаем на «Создать ссылку на конференцию» и указываем в диалоговом окне тему, а также добавляем пароль для входа и включаем функцию «Комната ожидания», если это необходимо. 

После установки параметров конференции можно выполнить одно из следующих действий:

1. нажатием мышки скопировать приглашение в буфер обмена, оно будет содержать ссылку на конференцию и пароль для входа (если он был добавлен);
2. запустить конференцию, нажав кнопку «Начать сейчас». В зависимости от установленных настроек, сразу после создания конференции отобразится окно конференции или экран с настройками перед подключением.

Один клик – для добавления конференции 

Забронировать конференцию в Squadus – еще легче.  При интеграции Squadus c «МофОфис Почта2» и Mailion, можно воспользоваться функцией автогенерации ссылки в окне календаря почты.

Для того, чтобы отправить приглашение на событие со встроенной ссылкой на конференцию, необходимо выполнить несколько простых шагов:

1. Откройте календарь и создайте новое событие, заполнив необходимые поля/li>
2. Нажмите кнопку «Добавить конференцию» для автогенерации ссылки на конференцию в Squadus
3. После создания события, ссылка автоматически добавится в окне событи

Бот организует все за вас

Необязательно постоянно сверяться с календарем и создавать ссылки на встречи вручную. Бот конференций в Squadus возьмет это на себя, чтобы облегчить организацию.

Бот конференций — это автоматизированный помощник, выполняющий функции личного секретаря. Вот, что он умеет:

• автоматически создавать ссылки для сокращения количества действий при создании встречи в календаре
• оповещать участников встречи о предстоящем событии за 5 минут до начала;
• отправлять ссылки на встречу в личные сообщения пользователя в Squadus.

Если у вас есть вопросы об этой или другой функциональности Squadus от МойОфис, вы хотели бы протестировать его или запросить демонстрацию, оставьте заявку на странице продукта. 

И не забывайте обновлять блог МойОфис каждую неделю, чтобы не пропустить новые материалы о наших решениях.