Лайфхаки для идеального видеозвонка: котики, быстрый интернет и никакой мультизадачности

Без видеосвязи невозможно представить работу современного офиса. Будь это удалёнка или взаимодействие с отделениями компании в разных городах страны и мира – везде на помощь приходит камера и наушники с гарнитурой. Конечно, вы прекрасно знаете, как участвовать или даже устроить и провести онлайн-встречу.

Но будем честны: всегда есть куда расти. Особенно если говорить о соблюдении цифрового этикета. Когда нелепый фон или неуместная одежда могут перечеркнуть весь ваш профессионализм, знания и аргументы. В этой статье мы расскажем, как избежать конфузов, не раздражать коллег и превратить созвоны в эффективные и интересные встречи. А если у вас есть кот — ещё и добавить пару очков к вашей харизме.

Что такое цифровой этикет?

Если немного подушнить и обратиться к «Большой российской энциклопедии», то это: «Совокупность неформальных правил поведения в Интернете, которые регулируют отношения в цифровой среде». В виртуальном пространстве нельзя ориентироваться на вещи, к которым мы привыкли в обычной беседе: язык тела, мимику и жесты, интонации. Поэтому понять, что чувствует ваш визави, и какие у него эмоции по поводу вашего многокилометрового обсуждения ТЗ, очень непросто. Здесь и приходит на помощь цифровой этикет — с ними вы никого не заденете, избежите неловких моментов и будете точно уверены, что вас поняли правильно. В итоге, общение получится вежливым, здоровым и экологичным.

Свои отдельные правила есть у деловой переписки, диалогов в чатах и соцсетях. Но в этой статье мы остановимся на видеоконференциях и научим, как не выглядеть на встрече так, будто вы только что проснулись и ничего не понимаете (даже если это так). Если офлайн-этикет предполагает крепкое рукопожатие и аккуратную одежду, а онлайн-переписка — корректность написанных фраз, то в случае с видеоконференцией важны угол камеры, фон, выключенный микрофон и ребёнок, который не ворвётся в кадр с криком: «Где мои колготки?!».

Подготовка к видеоконференции: предупреждён — значит вооружён

Прежде чем щеголять своими знаниями цифрового этикета перед коллегами, нужно должным образом подготовиться. Если намечено несколько созвонов, достаточно провести небольшую подготовку в начале рабочего дня. Если впереди важная конференция – стоит провести дополнительную настройку.

1. Выбор места

Если дома слишком шумно, найдите спокойное место. Кафе с громкой музыкой? Плохой выбор. Если, конечно, ваша цель не впечатлить коллег плейлистом. Оптимально — тихий уголок в любом помещении. Главное — без отвлекающих факторов: детей, любопытных соседей, животных (ок, один милый котик не считается ). Если под рукой ничего похожего нет, создайте «фантомную тишину» с помощью шумоподавляющей гарнитуры и подберите подходящий нейтральный фон.

2. Освещение и ракурс

Сядьте так, чтобы свет падал на ваше лицо, а не за спину. Это сделает видео более четким и приятным. В светлый день лучшим вариантом будет природное освещение. Если естественного света мало, подключайте настольные лампы с мягким светом. И никакого резкого и слепящего освещения — вы не киношный злодей. Камеру поставьте на уровне глаз и на расстоянии вытянутой руки. Если вы подключаетесь с ноутбука на коленях, готовьтесь к шуткам про прыщи или количество подбородков.

3. Фон

Чистота кадра важнее, чем вы думаете. Никому не интересен ваш недоеденный завтрак на заднем плане. А вот растения или книги подойдут. Нет времени на уборку? Включите размытие или подберите виртуальный фон, подчеркивающий вашу профессиональную репутацию. Например, на фоне могут быть привычное офисное окружение или картинка с тематикой проекта.

Если вы архитектор — подойдут кадры со строительством, а если занимаетесь ландшафтным дизайном — виды сада. А вот от ярких или юмористических изображений лучше отказаться. Конечно, если вы не работаете над ситкомом. Примерьте разные фоны, чтобы понять, с каким вам будет комфортнее. Можете заранее узнать у коллег, какой из вариантов им кажется наиболее адекватным.

4. Проверка оборудования

Компьютер или ноутбук. Убедитесь, что шнур в розетке, а во время созвона не начнётся очередное обновление системы. Закройте все сайты и приложения, кроме тех, которые могут понадобиться — отключите всё, что может перетягивать трафик.

Камера. Линза должна быть чистой — вы на созвоне, а не на съёмках клипа для вашей грайндкор-группы. Откройте приложение для видеозвонков и протестируйте камеру. проверьте чёткость разрешения. Для этого не обязательно устраивать тестовую встречу — воспользуйтесь бесплатными онлайн-сервисами Webcammictest, iobit и другими.

Аудио. Проверьте, работает ли микрофон, и нет ли от него постороннего шума. Чтобы улучшить звук и уменьшить эхо, возьмите наушники со встроенным микрофоном.

Интернет. Чтобы во время ваших высокоинтеллектуальных монологов не превратиться в ниндзя из восьмибитной игры, проверьте соединение заранее. Яндекс Интернетометр вам в помощь. Особенно если вы где-нибудь в монастыре на Тибете, и завистливый настоятель периодически глушит сигнал.

Имя и фотография в профиле. Оставьте ваши прикольные ники и фоточки для онлайн-каток. Для деловой конференции используйте только реальное имя и фотографии. Заходить на созвон с ником Уничтожитель Пельменей 2.0 или Красоточка неуважительно к коллегам, особенно незнакомым с вами.

5. Подготовка к разговору

Видеоконференция — не спонтанная встреча в переговорке между пятым и шестым кофе. Так же быстро все подготовить не получится. Вот несколько советов организатору, чтобы видеозвонок прошёл как надо:

1. Выберите удобное время. Учитывайте часовые пояса участников, их режим работы и расписание. По возможности сообщите о встрече не позднее, чем за 1-2 дня.
2. Четко и понятно обозначьте тему встречи, список вопросов для обсуждения и тайминг в рабочем календаре.
3. Соберите всё, что может вам понадобиться, чтобы во время встречи не тыкать судорожно по экрану в поисках нужных документов, презентаций или заметок. Материалы для обсуждения лучше заранее отправить участникам. Если у вас есть план разговора, это поможет сосредоточиться на главном и сохранить время.
4. За час до созвона напишите участникам и попросите их подтвердить участие.
5. Перед началом конференции отключите все уведомления на вашем устройстве, чтобы не отвлекаться самому и не отвлекать других.
6. Переоденьтесь. Ладно, можете оставаться в любимых трениках, но верх всё же лучше подобрать поприличнее. Если в компании строгий дресс-код — оденьтесь соответствующе. Для обычных созвонов с коллегами подойдет просто опрятная одежда — например, однотонный свитер, свитшот. Когда созваниваетесь с клиентом, лучше подстроиться под его стиль — если на вашу модную оверсайз-толстовку будут строго глядеть пять говорящих голов в галстуках с запонками, будете чувствовать себя некомфортно.Самое главное — не вставайте, пока не отключите камеру, если вы не подобрали низ для встречи.
7. Будьте пунктуальны. Подключайтесь к конференции заранее, чтобы проверить связь и подготовиться к разговору. Опоздание — неуважение к другим участникам.
8. Если понимаете, что опаздываете — извинитесь, предупредите участников в общем чате и напишите, когда точно вы сможете начать видеоконференцию. Если организатор не вы, при опоздании — молча подключитесь и напишите в чат сообщение с извинением.

Итак, встреча началась — что делать?

Главное — спокойствие. Помните, что это почти такая же встреча с коллегами, клиентами, заказчиками или контрагентами, как и в офлайне. Просто ведите себя как обычно, и соблюдайте те же правила вежливости, что и в реальной жизни.

Вот несколько рекомендаций:

• Представьтесь, когда начнете говорить. Если участники не знакомы друг с другом, организатору нужно представить присутствующих, но сразу запомнить имена и должности нескольких незнакомых людей удаётся не всегда.
• Внимательно слушайте собеседников, дожидайтесь своей очереди, чтобы высказаться, и никогда не перебивайте. Это невежливо и в обычной беседе, а в онлайне ещё хуже — вас просто никто не услышит. Хотите вставить своё слово? Поднимите виртуальную руку, как примерный школьник.
• Не орите, не шепчите и не бойтесь микрофона — подвиньтесь к нему ближе, он не укусит. Если пользуетесь гарнитурой, опустите микрофон чуть ниже рта – так звук будет лучше.
• Смотрите в камеру, а не на собеседника. Это создаст иллюзию зрительного контакта. И не смотрите на себя! Да, вы прекрасны, но коллегам важнее видеть, что вы слушаете, а не любуетесь собой.
• Отключайте микрофон, когда вы не говорите. Даже если он подавляет шумы, хруст чипсов на заднем плане или громкий лай собаки — не то, что оценят ваши коллеги. Когда не говорите, микрофон должен молчать, как шпион.
• И снова котики ! Животные могут присутствовать в кадре, если не отвлекают от разговора. Если хвостатый друг решит прогуляться по клавиатуре — это его и ваши 15 минут славы. Но если питомец мешает — вежливо попросите его уйти.
• Не отключайте камеру и не вываливайтесь из кадра. Если нужно подвинуться – двигайтесь вместе с камерой.
• Слушайте активно. Видеосвязь не позволяет спикерам считывать реакции других участников как в жизни. Помимо взгляда в камеру, реагируйте на чужие высказывания мимикой. Не усердствуйте – не нужно слишком широко улыбаться или показывать свое восхищение сказанным в танце.
• Подготовьтесь к обсуждению. Подумайте, кому из участников вы хотите задать вопросы. Не торопитесь, делайте паузы, чтобы у других была возможность отреагировать на ваши слова.
• И никакой мультизадачности! Не редактируйте документы, не переписывайтесь с друзьями и уж тем более, не пролистывайте мемы (это самое страшное, но что поделать). Иначе один из этих мемов может случайно оказаться в вашем экране демонстрации. А коллеги это запомнят.

А оно вам вообще надо? Оцените необходимость встречи

Не стоит превращать жизнь коллег в марафон видеозвонков. Иногда вопрос лучше решить письмом. Помните, каждая конференция — это испытание терпения, особенно для тех, кто не выспался.

Но есть случаи, когда видеоконференция — лучшее решение. Например:

• знакомство с коллегами или клиентами;
• начало нового проекта;
• необходимость поговорить лицом к лицу — например, во время собеседования;
• возникла серьезная проблема, но нет возможности встретиться и обсудить ее офлайн.

Во время пандемии удаленщики столкнулись с настоящим нашествием видеозвонков: их устраивали по поводу и без. Поэтому прежде чем нажать заветную кнопку и поставить встречу, хорошенько подумайте, стоит ли её проводить? Если вопрос можно решить простой перепиской — откажитесь от созвона и займитесь чем-нибудь действительно полезным: досмотрите мемы, которые не успели увидеть из-за предыдущего созвона.

Если видеосвязи всё же не избежать — помните о хронометраже! Общение, длящееся более 40 минут, обычно перестаёт быть продуктивным — собеседники начинают разглядывать узоры у себя на обоях и теряют нить разговора. Неплохой приём — назначать встречи не на ровное время: например, вместо 15:00 запланировать конференцию на 15:15. Обычно расписание делится на часовые слоты, поэтому встреча закончится в 16:00 независимо от того, в какое время началась. А если предыдущая встреча закончилась в 15:00, то участники успеют выдохнуть и подготовиться к следующему созвону.

И не стоит приглашать на созвон кучу народа. Если нужно обсудить запуск рекламной кампании, не зовите вечно занятых разрабов. А если пришло время поговорить по душам с бухгалтерией — дизайнеры здесь явно будут лишними. Конечно, если дело не касается их зарплат. В общем, приглашайте только тех, кому действительно важна тема. Оптимально — до 10 человек. Если сотрудник не смог участвовать, но то, о чём вы говорили, для него важно — отправьте запись конференции или письменный итог обсуждения.

Всё когда-нибудь заканчивается. Даже офисные созвоны

Ещё чуть-чуть, — и вы спокойно отправитесь работать. Но перед тем как разойтись, важно составить краткое резюме, наметить дальнейшие шаги и попрощаться с участниками. Несколько советов, как это сделать ведущему конференции:

1. Пройдитесь по основным моментам, которые вы обсуждали. Если что-то не успели, обозначьте, когда договорились вернуться к упущенной теме.
2. Уточните, к чему пришли, кто и что делает, до какого числа, и кто несёт ответственность, если дедлайн будет провален.
3. Составьте письменное ревью или протокол встречи и разошлите всем участникам. Это как напоминание — вы не просто болтали час, но и что-то решили. Установите срок для его согласования, если нужно.
4. Если запланированы будущие встречи с теми же учасaтниками, напомните про них. Кратко опишите, что будете обсуждать в следующий раз.
5. Поблагодарите участников. Даже если встреча была мучительной, проявите вежливость. Пожелания «хорошего рабочего дня» или «отличных выходных» никогда не повредят.

Итог — следуйте правилам, и всё получится

Как видите, ничего сложного. Всё как на обычной встрече, только с поправкой на особенности онлайн-коммуникации. И не забывайте, что хороший фон, чёткий звук и готовность к встрече — это 90% успеха. Остальные 10% — это ваша харизма (и, возможно, кот, куда же без него).

Немаловажным компонентом удачной конференции является надёжное и удобное ПО, такое, как, например, цифровая платформа Squadus. Можете воспользоваться бесплатным тестовым периодом и сами увидеть, как она справляется с видеозвонками, а также позволяет общаться с коллегами в чатах, создавать каналы и вести другую командную работу.