Зачем форматировать текст и как правильно это делать в редакторе «МойОфис Текст»

Даже если вы написали отличный текст, но не оформили его, читателю будет тяжело воспринимать информацию – он может упустить суть и главные тезисы. Рассказываем, как с помощью редактора «МойОфис Текст» организовать текст и сделать его максимально комфортным для чтения.

Что такое форматирование текста

Всё просто: форматирование – это оформление текста. Абзацы, заголовки и подзаголовки, размер, цвет и тип шрифта. Все эти элементы облегчают восприятие текста, привлекают внимание и мотивируют к прочтению. Правильно отформатированный текст с выстроенной структурой и выделенными основными мыслями более привлекателен и удобен для восприятия. Это позволяет читателям быстрее найти нужную информацию.

Еще одна задача форматирования — подготовить текст к вёрстке. Если вы не выставите нужные параметры, при переносе текста на сайт вёрстка слетит. Придётся заново выделять заголовки и подзаголовки, удалять пустые строки, расставлять интервалы. Так вы потеряете время, поэтому лучше всё сделать заранее.

Основные инструменты форматирования текста

Это инструменты, которые помогают акцентировать внимание на нужных местах в тексте, расставить и структурировать информацию, чтобы ее было легче понять.

Структура. Чтобы ваш текст воспринимался легко, разделите его на разделы, параграфы и списки. Чёткая структура поможет читателю проще ориентироваться в тексте.

Заголовки. Они упорядочивают текст, выделяют основные идеи и помогают читателю быстро найти нужную информацию. Заголовки должны быть полезными, короткими, и разделяться по уровням важности.

Списки. Они организуют данные, делают их более понятными и запоминающимися. Можете ставить маркированные или пронумерованные списки – всё зависит от логики и организации вашего текста.

Выделение ключевых фраз. Чтобы сделать акцент на нужных вам частях текста, используйте выделение – например, жирный шрифт или курсив.

Цитаты и примеры. Проиллюстрируйте основные мысли и идеи. Они могут быть выделены блоком текста или отдельной строкой.

Принципы форматирования

Оформляйте весь текст в одном стиле. Например, при выборе шрифта XO Thames 11 кегля, проследите, чтобы тот же тип и размер был использован и для остальных частей документа. Или, если вы выделили курсивом одну цитату — сделайте это для всех остальных.

Ваш текст должен легко читаться. Добиться этого можно, выбрав удобный для чтения размер шрифта и цвет, который будет контрастировать с фоном. Чтобы строки не сливались или не отходили слишком далеко друг от друга, установите между ними интервал.

Чем больше текст, тем важнее для него логичная и понятная структура. Выстраивайте её с помощью заголовков, подзаголовков и списков. Так читатель сможет быстро найти всё нужное, интересное и полезное.

Делайте акцент только на самом важном. Не нужно выделять полужирным слова во всех предложениях, давать списком любые перечисления и заливать блоки разнообразными цветами. Такой текст сложно воспринимать, и вы можете потерять читателя.

Как пользоваться основными инструментами и приёмами форматирования текста в редакторе МойОфис

Заголовки и подзаголовки

При нажатии кнопки выпадает список с вариантами стилей — обычным текстом и разными типами заголовков

Заголовки и подзаголовки структурируют текст и упрощают его восприятие, помогают читателю ориентироваться в статье. Их размер регулируется с помощью кнопки «Стили» на панели инструментов.

Для подзаголовков названий разделов или подразделов используйте стили «Заголовок 2» или «Заголовок 3». Дополнительно можно использовать так называемый подзаголовок в подбор – он стоит не на отдельной строке, а в начале абзаца и выделен жирным. Такой подзаголовок оформляют не через стиль, а корректируют самостоятельно. Подзаголовки в подбор ставят, когда разделы состоят из одного-двух абзацев. Тогда текст не будет слишком акцентным.

Отступы

Чтобы увеличить абзацный отступ, выполните одно из следующих действий форматирования текста:

● Выберите пункт командного меню Формат > Выравнивание > Увеличить отступ.

● На панели инструментов, в разделе Абзац нажмите кнопку (Увеличить отступ).

Выравнивание

Это операция форматирования для расположения текста на странице относительно ее сторон. Для коммерческих текстов чаще всего используют выравнивание по левому краю – такой текст привычнее читать. Выравнивание по центру могут установить для цитат и подписям к иллюстрациям.

Чтобы выровнять текст, сделайте во время форматирования следующее:

● Выделите фрагмент текста, для которого требуется настроить выравнивание.

● Выполните одну из команд, представленных в таблице ниже:

Курсив и полужирный шрифт

Полужирный шрифт обычно выбирают для заголовков в подбор, а также важных слов или фраз. Чтобы сделать текст полужирным, выделите его и нажмите [Ctrl] + [B] в Windows или [Cmd] + [B] в macOS.

Курсив поможет акцентировать внимание на конкретном слове, подсветить примеры или обозначить цитаты. Выделите текст и нажмите [Ctrl] + [I] в Windows или [Cmd] + [I] в macOS.

Списки

Их включение в текст пригодится, когда вы что-то перечисляете. Список поможет лучше понять и запомнить вашу информацию.

При форматировании текста можно пользоваться двумя вариантами списков:

Нумерованный. Применяется, когда нужно отобразить последовательные шаги или рейтинг.

Чтобы создать нумерованный список:

1. Перейдите в меню выбора шаблона списка одним из способов:

• выберите пункт командного меню Формат > Нумерованный список;
• нажмите на панели инструментов на стрелку справа от кнопки  (Нумерованный список).

2. Выберите вариант оформления нумерованного списка.

Маркированный. Используется в случае, когда все пункты равнозначны. Например, при перечислении свойств, документов или услуг. Для создания списка:

1. Выделите фрагмент текста, который необходимо преобразовать в список, или установите курсор на пустую строку, с которой следует начать список.

2. На панели инструментов, в разделе Абзац, нажмите на стрелку справа от кнопки (Маркированный список).

3. В открывшемся меню выберите стиль списка.

Цвет

Чёрный – самый часто используемый цвет шрифта. Он удобен для чтения на светлом фоне. Вы можете прибегать и к другим цветам, чтобы привлечь внимание читателя. Но главное здесь – не переборщить, иначе ваш текст будет выглядеть неряшливо и непрофессионально.

Синим цветом выделяют гиперссылки. Если хотите, чтобы подписи под иллюстрациями не сливались с основным текстом – можете сделать их серыми.

Также можете обратиться к цветной подложке – с ней важная часть или вывод будут заметнее для читателя. Для этого выделите текст, нажмите на панели инструментов «Формат — Стили абзацев — Границы и заливка — Цвет фона». Выберите нужный цвет, нажмите «Применить».

Размер шрифта (кегль)

Чаще всего используют одиннадцатый – он стоит в «МойОфис Текст» по умолчанию. Важно не забывать, что весь ваш текст должен быть одного размера, за исключением более крупных заголовков, подзаголовков и мелких подписей к иллюстрациям.

Межстрочный интервал или интерлиньяж

Это – расстояние между строками внутри абзаца. От интерлиньяжа зависит лёгкость чтения. При маленьком строки сольются, а при большом – потеряют связь друг с другом.

Оптимальный интервал – 120% от размера шрифта, или 1,2, если выражать его коэффициентом

Для настройки интерлиньяжа выделите текст, нажмите на значок «Межстрочный интервал» на панели инструментов, выберите «Настройки».

Вбейте в окно «Множитель» значение 1.2 и нажмите «Ок».

.

Хотите узнать больше лайфхаков по работе с текстовым редактором? Читайте наш материал Как работать с оглавлениями, стилями и сносками в приложении «МойОфис Текст»