Расширенный буфер обмена: универсальный помощник в работе

Работа с документами, особенно юридическими или научными, часто требует вставки одинаковых элементов в разные части текста или таблицы. Также такая необходимость возникает при создании рекламных материалов, пресс-релизов и постов – везде где есть повторяющиеся элементы. Постоянный поиск нужных частей в исходном документе и их копирование не только отнимают много времени, но и сильно утомляют, снижая общую продуктивность.

Справится с этой рутиной помогает расширенный буфер обмена (РБО) — специальная область памяти, позволяющая сохранить до десяти элементов, включая текст, таблицы, изображения и ссылки. Давайте посмотрим, как эффективно использовать его возможности для выполнения разных задач.

Серия постов

Предположим, что необходимо создать серию постов для соцсетей, объединённую общей тематикой. Это регулярная задача для SMM-специалиста. При этом нужно будет использовать повторяющиеся конструкции: это и название продукта, и ключевые фишки c особенностями, и призывы к каким-либо действиям (подписаться, купить и т.д.). И, конечно же, картинки, включая логотип и хештеги.

Обычно процесс выглядит так: пишется сам текст поста, а потом из другого открытого документа последовательно копируется название, ключевые слова и остальное. Графику можно копировать из приложения для просмотра или графического редактора, после чего вставлять в документ. Неудобство в том, что нужно постоянно переключаться между одним или двумя документами с исходными данными и документом с итоговыми текстами.

Как оптимизировать работу с помощью РБО:

1. Откройте исходные документы в редакторе.
2. С помощью сочетаний клавиш Ctrl+С (Cmd+C для MacOS) скопируйте все необходимые элементы в буфер.
3. Картинки из редакторов или других приложений скопируйте и вставьте в любое место документа (Ctrl+V для Windows или Сmd+V), после чего выделите его щелчком мыши и скопируйте в буфер.
4. Вызовите окно расширенного буфера обмена клавишами Alt+Ctrl+Shift+V (Alt+Cmd+Shift+V для MacOS). Оно появится рядом с курсором, но, если понадобится, вы легко можете переместить его, зажав кнопку мыши на заголовке и перетащив в более удобное место.
5. Укажите в создаваемом посте требуемое место, выберите стрелками из буфера нужные данные и вставьте клавишей Enter или нажатием левой кнопки мыши.
6. Повторите предыдущее действие, выбрав новое место для вставки и новый элемент из РБО. Картинки отображаются в списке как «Содержимое буфера обмена».

Так можно быстро создавать много похожих материалов, экономя время на повторном копировании данных и заметно снижая количество ошибок при этом. В таком случае не теряется концентрация на задаче, а эффективность её выполнения растёт.

Подготовка презентации

Ещё одна частая задача – на этот раз у маркетологов – создание презентации. Нередко нужно собрать её из разных презентаций, содержащих какие-то уникальные данные: статистические выкладки, графики, цитаты или описания. В обычном случае, без использования РБО, нужно будет создать новую презентацию, открыть первый документ с исходными данными и последовательно начать копировать все элементы по своим местам. Затем открыть второй документ, где находятся другие нужные данные, последовательно перенести их в новую презентацию, при необходимости вернуться к первому документу и продолжить копирование поэлементно.

Сложность такого подхода в том, что необходимо держать открытыми несколько документов и переключаться между ними, контролируя точность переноса каждого элемента. Расширенный буфер обмена позволяет предварительно скопировать всё, а потом внутри итогового документа просто вставлять нужное по мере необходимости, не отвлекаясь от наполнения презентации.

Как оптимизировать работу с помощью РБО:

1. Откройте презентацию-исходник.
2. С помощью сочетаний клавиш Ctrl+С (Cmd+C для MacOS) скопируйте все необходимые элементы в буфер.
3. Вызовите окно расширенного буфера обмена сочетанием клавиш Alt+Ctrl+Shift+V (Alt+Cmd+Shift+V для MacOS). Оно появится рядом с курсором – аналогично текстовому редактору, и его также можно легко переместить.
4. В создаваемой презентации укажите требуемое место, выберите стрелками из буфера нужные данные и вставьте клавишей Enter или нажатием левой кнопки мыши.
5. Повторите предыдущее действие, выбрав новое место для вставки и новый элемент из РБО.

Достаточно один раз собрать данные в буфер из разных презентаций, а потом просто работать с одним документом, не переключаясь между окнами и вызывая окно буфера по необходимости.

Шаблоны для пресс-релизов

В PR также существуют задачи, где использование РБО будет полезным. Например, при подготовке шаблонов пресс-релизов нужно менять только ключевую информацию, относящуюся к конкретному событию или анонсу, тогда как обвязка, включающая вступление, информацию о компании, контакты и логотипы, остаётся неизменной. То есть, необходимо сделать несколько готовых документов по одному общему шаблону с фиксированным набором блоков: переместить из уже созданного документа шапку и введение, после чего вписать текст пресс-релиза, внести нужные картинки, а затем вновь вернуться к исходному документу и скопировать оттуда данные компании, контакты и логотипы.

Большая часть времени может уходить именно на копирование-вставку обвязки и переключение между документами, а не на размещение самого текста новости, что особенно ощутимо, если пресс-релизов много. И в случае использования РБО поможет сократить это время. Вот что нужно сделать:

1. Откройте документ, где собраны все необходимые элементы: вступление, контакты, логотипы и так далее – то, что будет повторяться в каждом пресс-релизе. Если элементы находятся в разных документах, то откройте их все.
2. С помощью сочетаний клавиш Ctrl+С (Cmd+C для MacOS) скопируйте всё, что нужно в буфер из документов.
3. Создайте документ, в котором будет размещён первый пресс-релиз.
4. Вызовите окно расширенного буфера обмена клавишами Alt+Ctrl+Shift+V (Alt+Cmd+Shift+V для MacOS). Оно появится рядом с курсором.
5. Укажите в создаваемом документе требуемое место, выберите стрелками из буфера нужные данные и вставьте клавишей Enter или нажатием левой кнопки мыши.
6. Впишите необходимый текст для пресс-релиза.
7. Повторите действия в п.4-5, выбрав новое место для вставки и новый элемент из РБО, чтобы завершить корректное оформление материала.
8. Создайте новый документ для следующего пресс-релиза и повторите пункты 4-7. Пока редактор открыт, расширенный буфер обмена будет сохранять все данные, которые были помещены в него с момента запуска.

С РБО в этом случае не нужно запоминать, в каком документе лежит нужный элемент оформления – они все уже находятся в буфере, так что больше внимания уделяется самому информационному сообщению. Вставка обвязки занимает минимальное время, благодаря наглядному расположению элементов в списке буфера, а длина самого копируемого куска может быть очень большой и ограничена только виртуальной памятью вашего устройства.

Многовариантный рекламный текст

В работе с рекламными материалами нужно проверять названия и слоганы на эффективность. Для этого существуют так называемые A/B-тестирования: несколько вариантов одного и того же рекламного сообщения демонстрируются целевой аудитории, а затем анализируются целевые действия и показатели. Маркетологу или копирайтеру для этого необходимо создать разные варианты текста, в котором будет, к примеру, до 5 заголовков, до 3 подзаголовков и пара призывов к действию. То есть, нужно подготовить 30 материалов, в которых есть полностью повторяющиеся элементы: скопировать и вставить первый заголовок, потом первый подзаголовок, и после первый призыв, далее повторить для второго подзаголовка и так далее до конца. Нужно постоянно перемещаться к «месту хранения» этих элементов, и даже если они находятся в том же самом документе и берутся из предыдущего варианта, важно не запутаться, где что лежит.

И снова можно ускорить и упростить выполнение задачи с РБО:

1. Откройте документ или документы, в котором есть заголовки, подзаголовки и призывы к действию.
2. С помощью клавиш Ctrl+С (Cmd+C для MacOS) скопируйте все необходимые элементы в буфер из всех документов.
3. Создайте документ, в котором будет список рекламных текстов.
4. Вызовите окно расширенного буфера обмена сочетанием клавиш Alt+Ctrl+Shift+V (Alt+Cmd+Shift+V для MacOS). Оно появится рядом с курсором.
5. Укажите начало нового рекламного текста, выберите стрелками из буфера нужный заголовок и вставьте клавишей Enter или левой кнопкой мыши.
6. В место ниже аналогичным образом разместите требуемый подзаголовок.
7. Впишите рекламный текст.
8. Вызовите окно буфера, если вы до этого его закрыли, и выберите призыв к действию.
9. Повторите действия в п.4-8 для создания новых версий объявлений.

Таким образом не нужно постоянно перемещаться к началу документа (если там собраны все варианты заголовков) или к другому документу, чтобы скопировать и вставить нужное. Также в окне РБО удобно находить нужные названия, ведь они компактно сгруппированы.

Редактирование длинного текста

Ну и, наконец, ещё одна частая задача для многих профессий, в том числе копирайтеров и маркетологов – редактирование крупных текстов. Это могут быть договоры, тексты для почтовых рассылок, материалы для оформления посадочных страниц, то есть материалы с достаточно объёмными фрагментами информации. Помимо непосредственного создания текста, здесь нередко приходится копировать и вставлять такие фрагменты в разные места материала. Без расширенного буфера обмена исполнителю пришлось бы скрупулёзно находить и копировать эти элементы, после чего возвращаться в тело документа и вставлять их в нужные места. Дополнительная проблема в этом случае -– снижение корректности и точности выделения больших кусков текста при постоянном повторении одних и тех же действий.

Опять же, здесь на помощь приходит расширенный буфер обмена. Тут алгоритм ещё проще:

1. Откройте документ или документы с исходными кусками текста.
2. С помощью сочетаний клавиш Ctrl+С (Cmd+C для MacOS) скопируйте все необходимые элементы в буфер из всех документов.
3. Создайте новый документ, где будет производиться редактирование итогового текста.
4. Вызовите окно расширенного буфера обмена клавишами Alt+Ctrl+Shift+V (Alt+Cmd+Shift+V для MacOS). Оно появится рядом с курсором.
5. Укажите необходимое место для вставки скопированного сегмента, выберите стрелками из буфера нужные заголовоки и вставьте клавишей Enter или нажатием левой кнопки мыши. Повторите при необходимости.
6. Допишите необходимое.

И не забудьте сохранить результат! Если в процессе окажется, что элементы лучше поменять местами или разбить один на части, вставивего в середину другого куска текста, достаточно просто указать желаемую позицию курсора и вызвать нужный элемент из буфера обмена – снова искать его где-то выше или даже в другом документе не потребуется. Так даже можно наглядно сравнить два абзаца с несколько отличающимся содержимым и выбрать лучший вариант.

Вывод

Расширенный буфер обмена — это удобный инструмент, который значительно упрощает рутинные задачи копирования и вставки данных. Он позволяет работать быстрее, избегать ошибок и снижать усталость, что положительно влияет на общую эффективность. Независимо от типа задачи — создание постов, редактирование текстов или подготовка презентаций — РБО становится незаменимым помощником для пользователей.