В современном мире, где нас окружает множество задач, умение различать важное и срочное становится критически важным. Хотите узнать секрет повышения продуктивности и улучшения тайм-менеджмента?
Матрица Эйзенхауэра — это метод, который помогает управлять временем и расставлять приоритеты. В этой статье мы расскажем, как использовать матрицу для максимальной эффективности и расскажем её достоинства и недостатки, чтобы вы могли внедрить этот метод в свою жизнь и работу.
История создания и суть метода
Матрица состоит из четырех квадратов: срочно и важно, не срочно и важно, срочно и не важно, не срочно и не важно. Часто их делают цветными и с пояснительными подписями. Для примера мы создадим матрицу Эйзенхауэра в МойОфис Схема – инструменте для визуализации при помощи фигур и блок-схем.
История создания матрицы связана с 34-м президентом США Дуайтом Эйзенхауэром, который управлял страной с 1953-го по 1961 год. Хотя официального подтверждения использования матрицы Эйзенхауэром нет, легенда гласит, что он применял этот метод на президентском посту. Эйзенхауэр считается одним из самых продуктивных лидеров в истории США, потому что в период президентства Эйзенхауэра США переживали экономический бум, а строительство межштатной системы автомагистралей значительно улучшило транспортную инфраструктуру страны, способствуя экономическому развитию.
Популярность метод приобрёл чуть позже, в конце 1980-х, когда Стивен Кови рассказал о нём в книге «Семь навыков высокоэффективных людей».
Суть матрицы заключается в том, чтобы быстро рассортировать дела по приоритету, даже если их много. Для этого достаточно сформировать список задач и ответить о каждой из них на два вопроса: "Это важно?" и "Это срочно?". Ответы позволят распределить дела по четырем квадратам, которые помогут определить, на какие задачи стоит обратить внимание в первую очередь.
Матрица Эйзенхауэра эффективна как для текущих, так и для долгосрочных целей. Она особенно полезна в бизнесе, поскольку помогает сосредоточиться на важных задачах и избегать занятий, которые не приносят пользы. Этот метод позволяет планировать деятельность, экономить время и оптимизировать расписание.
Ниже мы разберем каждый квадрат матрицы отдельно, иллюстрируя примерами, созданными в МойОфис Схема.
Дисклеймер: обратите внимание, что распределение задач в тот или иной квадрант субъективно и зависит от контекста — ваши приоритеты могут отличаться.
Квадрат № 1: Срочные и важные дела
Для создания матрица нам будет достаточно использовать самые простые фигуры из МойОфис Схема
Первый квадрат Матрицы Эйзенхауэра предназначен для срочных и важных дел. Эти задачи требуют немедленного внимания и быстрого ответного действия, так как они имеют осязаемые дедлайны и серьезные последствия при невыполнении.
Эти задачи нельзя отложить, так как их невыполнение может привести к негативным последствиям, таким как проблемы со здоровьем, упущенные возможности или кризисные ситуации.
Если большинство задач попадают в этот квадрат, это может свидетельствовать о проблемах с планированием и управлением временем. Постоянное внимание к срочным и важным делам может привести к хроническому стрессу и эмоциональному выгоранию. Избежать этого, вам помогут несколько способов:
- Оставить в этом квадрате как можно меньше дел.
- Разработать план по достижению наиболее важных для вас целей.
- Поставить важным и срочным делам дедлайны и составить расписание, в какой последовательности вы будете их выполнять.
- Регулярно проверять выполнение или актульность задач и корректировать план.
- Подумать о перераспределении нагрузки или изменении рабочего плана, если срочные и важные задачи приходят извне.
Необходимо стремиться к тому, чтобы задач из этого квадрата было не больше трёх в день, а лучше — одна. Это поможет сосредоточиться на действительно важных делах и избежать выгорания.
Квадрат № 2: Не срочные и важные дела
Для удобства отображения мы добавили блоки с пояснениями о важности и срочности к каждому квадрату. Благодаря настраиваемой сетке в МойОфис Схема, можно располагать фигуры в одинаковом соотношении друг к другу.
Второй квадрат Матрицы Эйзенхауэра предназначен для не срочных, но важных дел. Эти задачи связаны с личностным ростом и долгосрочными целями, которые приносят наиболее ценные результаты. Они не требуют немедленного выполнения, но их регулярное игнорирование может привести к серьезным проблемам в будущем. Например, таким как отсутствие карьерного развития, эмоциональное выгорание и депрессия.
Эти задачи часто не имеют четких дедлайнов, поэтому их легко заменять срочными делами. Однако если уделять им достаточно внимания, это поможет снизить уровень стресса и достичь долгосрочных целей. Например, подкаст об образовании может не принести мгновенной прибыли, но поможет спланировать образовательную траекторию для будущего роста.
Чтобы не забывать о таких задачах, попробуйте следующее:
- Вносить их в расписание и ставить напоминания.
- Регулярно выделять время на их выполнение.
- Поддерживать баланс между срочными и несрочными важными делами.
Если большинство задач попадает во второй квадрат, это идеальная ситуация. Важно сохранять её как можно дольше, чтобы избежать перехода этих задач в первый квадрат, где они станут срочными и могут вызвать стресс.
Квадрат № 3: Срочные и не важные дела
В МойОфис Схема можно задавать любые цвета фигур и корректировать их стиль: сделать обводку фигуры; скруглить углы; добавить тень, отражение и т.п.
Третий квадрат Матрицы Эйзенхауэра предназначен для срочных, но неважных дел. Эти задачи часто кажутся приоритетными из-за своей срочности и могут создавать иллюзию занятости, но на самом деле они мало влияют на достижение личных или профессиональных целей и не приближают к значимым результатам.
Они часто отвлекают от действительно важных дел, что может привести к неудовлетворенности и ощущению, что вы занимаетесь не тем.
Если таких задач много, это может вызвать эффект "белки в колесе": человек выполняет много дел, но не видит результата и не чувствует удовлетворения. Чтобы справиться с этим, рекомендуется:
- Делегировать такие задачи, например, службам доставки, личным ассистентам или клининговым службам.
- Снизить их влияние на расписание, выключив уведомления мессенджеров и четко обозначив время, необходимое на выполнение задач.
- Говорить "нет", если таких дел становится слишком много.
- Заниматься задачами третьего квадрата только тогда, когда в первом и втором квадратах нет задач.
Важно помнить, что эти задачи могут быть коварными, так как их легко спутать с действительно важными делами. Руководителям следует оценивать, насколько задача значима для них и для компании, и сравнивать стоимость её выполнения при разных условиях.
Квадрат № 4: Не срочные и не важные дела
Текст можно добавить как непосредственно внутри фигуры, так и добавить новым слоем поверх фигуры в МойОфис Схема
Четвертый квадрат Матрицы Эйзенхауэра предназначен для несрочных и неважных дел, которые часто называют "убийцами времени". Эти задачи не приносят практической пользы в долгосрочной перспективе и могут отвлекать от достижения важных целей.
Эти занятия могут быть приятными и помогают отвлечься, но они не способствуют личностному росту или достижению целей. В долгосрочной перспективе они могут мешать продуктивности и мотивации.
Если таких задач большинство, это может привести к стрессу и ощущению эскапизма — бегства от проблем. Есть несколько способо, чтобы справиться с этим:
- Фиксировать время, затрачиваемое на такие занятия, чтобы определить главных "пожирателей времени".
- Заменять или ограничивать их, например, занятиями спортом, йогой, медитацией или другими активностями, которые способствуют восстановлению и мотивации.
- Осознанно подходить к отдыху, чтобы он не был в ущерб важным делам.
Важно помнить, что отдых необходим, но он должен быть сбалансирован с задачами, которые продвигают к достижению целей.
В итоге после заполнения всей матрицы мы сможем видеть все наши задачи.
Для работы с схемами, включающими в себя еще большее количество фигур и блоков, в МойОфис Схема можно использовать функции отображения в разном масштабе и переключение между слоями
Три метода использования Матрицы Эйзенхауэра для повышения своей продуктивности
После составления Матрицы Эйзенхауэра следующим шагом будет выбор подходящего способа для расстановки приоритетов и продуктивного управления временем:
Подход "Немедленный отклик"
Главный приоритет у задач, требующих, немедленного решения (квадрат А). По мере их решения, постепенно переходите к выполнению менее срочных дел.
Такой подход будет эффективен в кризисных ситуациях и при сжатых сроках, когда необходимо быстро реагировать на возникающие проблемы. Но при его использовании возможен упущения важных, но несрочных задач из квадрата B, что в долгосрочной перспективе создает риск появления новых срочных задач.
Подход "Личный рост"
Здесь акцент делается на важные, но несрочные задачи (квадрат B). Эти задачи выполняются в первую очередь, например, в первой половине дня или в начале послеобеденного времени. Остальные дела вписываются в оставшиеся временные промежутки.
Этот подход поможет сосредоточиться на долгосрочных целях и личном росте, что способствует устойчивому развитию, но может быть неэффективен в кризисных ситуациях, когда требуется быстрое реагирование на срочные задачи
Подход "Адаптивное планирование"
Самый универсальный метод, который позволяет адаптироваться к изменяющимся условиям и приоритетам. Его суть проста - выбирайте задачи на основе их актуальности в данный момент. Этот подход требует гибкости и способности быстро оценивать ситуацию, чтобы определить, какая задача наиболее уместна для выполнения в текущий момент.
Вне зависимости от выбранного подхода, важно помнить о своих ресурсах, таких как время и сотрудники, и оценивать важность и срочность каждой задачи перед её включением в расписание. Это поможет избежать стресса и сохранить баланс между личной жизнью и работой.
Заключение
Для постоянного использования матрицы Эйзенхауэра проводите еженедельный аудит: выделите 15-20 минут в начале недели, чтобы пересмотреть задачи. Удалите выполненное, добавьте новые и проверьте не поменялись ли у них приоритеты. В МойОфис Схема вы можете экспортировать в формате PDF и распечатать созданную матрицу, чтобы всегда иметь возможность свериться с ней.
Матрица Эйзенхауэра работает, только если вы делаете её «живым» инструментом, а не архивом задач. Постепенно это научит вас фокусироваться на том, что действительно меняет вашу жизнь, а не просто «тушит пожары».
Мы показали один из простейших способов использования МойОфис Схема для создания Матрицы Эйзенхауэра, использовав базовые фигуры и стили. Для более сложных проектов в МойОфис схема есть встроенные шаблоны и большой ассортимент инструментов для работы в проектах связанных с графиками, математикой, электрическими сетями, причинно-следственными связями, сетевыми коммуникациями и аудитом.
