Сегодня мессенджеры — неотъемлемая часть жизни почти любого человека. С их помощью можно быстро связаться практически с кем угодно и когда угодно, в том числе поэтому их стали активно использовать и для работы. Многие компании предпочитают выбирать для околорабочего общения популярные или бесплатные мессенджеры, не задумываясь о рисках. В этой статье разберём, чем это опасно для бизнеса и как можно избежать скрытых угроз.
1.Снижение эффективности
Когда сотрудники ведут рабочие переговоры в тех же мессенджерах, где общаются с друзьями и смотрят развлекательный контент, их продуктивность неизбежно страдает. Постоянные уведомления из личных чатов, смешные видео и мемы постоянно отвлекают внимание. Вместо сосредоточенной работы мозг переключается между деловыми вопросами и личной перепиской.
В таком режиме легко пропустить важное сообщение от клиента или руководителя — оно просто затеряется среди потока личных разговоров. Да и самому сложнее удержать фокус на рабочих задачах, когда то и дело хочется заглянуть в чат с друзьями или обсудить свежий мем. Получается, что даже при желании работать продуктивно, сама организация коммуникации этому мешает.
Именно поэтому для делового общения стоит использовать отдельные профессиональные инструменты — чтобы лишние раздражители не мешали сосредоточиться на работе. Такой подход помогает сохранять концентрацию и оперативно реагировать на действительно важные сообщения. Также важно не забывать и про то, что компания, использующая неофициальные каналы связи в общении с клиентами или партнерами, может выглядеть несерьезно.
Оптимальное решение — разделить личное и рабочее общение, используя специализированные инструменты. Например, Squadus — это корпоративный мессенджер, который помогает сосредоточиться на рабочих задачах без отвлекающих факторов. Чтобы не переключаться между разными мессенджерами, в Squadus вы можете подключить разные организации к единому ПО для общения в чатах и проведения конференций. Гостевой статус приглашений в Squadus позволяет работать в приложении без установки на устройство. Это не только повышает эффективность, но и укрепляет профессиональный имидж компании — все коммуникации с клиентами и партнерами происходят в защищенной и организованной среде.
Squadus — это единая цифровая платформа для корпоративного общения и совместной работы, в которой вы можете общаться в чатах с коллегами, организовывать команды, каналы и обсуждения, назначать аудио- и видеоконференции из календаря почты, обмениваться документами в чатах.
2.Утечка при обычном общении
Бесплатные мессенджеры — в последние годы одна из любимых целей хакеров для взломов. Например, так в 2020 году произошла утечка полумиллиона ссылок на приватные чаты в WhatsApp. Мошенники до сих пор активно эксплуатируют недостатки мессенджеров, продолжая находить способы взлома и кражи информации. Таким образом могут быть украдены и корпоративные данные, с которыми работают ваши сотрудники.
Но кроме взлома аккаунтов, существуют опасности фишинга, утери устройств и даже банальные ошибки при случайной отправке важных файлов (например, клиентских баз, финансовых отчётов) в сторонние чаты и группы. Обычные мессенджеры, даже с базовым шифрованием, остаются уязвимыми: утечки данных, фишинг, случайные ошибки сотрудников — всё это может привести к потере конфиденциальной информации. И если персональные переписки — это личный риск, то утечка корпоративных данных грозит репутационными и финансовыми потерями для бизнеса.
Squadus создан с учетом современных угроз и обеспечивает комплексную защиту на всех уровнях:
- Сквозное шифрование данных как внутри системы, так и при передаче между клиентом и сервером.
- Двухфакторная аутентификация и гибкое управление доступом, минимизирующие риски несанкционированного входа.
- Контролируемые видеоконференции — от пароля на вход до разделения участников по виртуальным комнатам.
- Детальный аудит действий и система ролей, позволяющая администрировать доступ без риска злоупотреблений.
Таким образом, переход на Squadus — это не просто смена мессенджера, а осознанный шаг к безопасным и управляемым корпоративным коммуникациям.
3.Утечка и потеря данных при увольнении сотрудников
Уход сотрудников из компании — обычное дело для любого бизнеса. Но если ваша команда использует обычные мессенджеры, у вас резко возрастает риск утечки данных.
Дело в том, что уволенного сотрудника не всегда сразу удаляют из рабочих чатов. А значит, у него еще какое-то время остается доступ не только к старым перепискам и файлам, но и к актуальной информации о делах компании. Этим могут воспользоваться недобросовестные конкуренты — украсть идеи, переманить клиентов или даже ваших сотрудников.
Корпоративные мессенджеры решают эту проблему — в них можно моментально отключить доступ уволенного сотрудника ко всем рабочим чатам и данным.
4.Нет централизованного архива
Когда компания использует бесплатные мессенджеры для рабочих переписок, возникают две серьезные проблемы.
Во-первых, сотрудникам сложно найти нужную информацию в старых чатах — нет единого архива сообщений. Это замедляет работу и снижает эффективность.
Во-вторых, если сотрудник увольняется, вместе с ним часто пропадает доступ к важным файлам. Ведь только он знал, в каких именно чатах они хранились, а поиск по чужим перепискам в обычных мессенджерах не работает.
Squadus решает эти проблемы — в корпоративном мессенджере можно сохранить полную историю чатов и конференций, чтобы важная информация всегда оставалась доступной для компании.
5.Нет контроля над функциональностью
Использование популярных бесплатных мессенджеров ставит компанию в зависимость от их функциональности, которая изначально рассчитана на личное, а не корпоративное общение. Это создает ряд сложностей:
- Отсутствие корпоративных шаблонов ответов усложняет коммуникацию с клиентами и партнерами, снижая скорость и единообразие переписки.
- Нет возможностей для автоматизации — например, нельзя внедрить ботов для напоминаний о встречах, обработки заказов или других рутинных задач. В Squadus эта проблема решается с помощью Squadus BotSDK, позволяющего создавать ботов под конкретные бизнес-процессы.
- Недостаточный контроль доступа — все сотрудники видят всю переписку, даже если она не относится к их работе, что повышает риски утечки информации и снижает эффективность.
Бесплатные мессенджеры не дают компаниям гибкости и инструментов для полноценной работы. Squadus, в отличие от них, предлагает готовые решения для бизнеса: от шаблонов и ботов до тонкой настройки прав доступа, делая корпоративные коммуникации удобными, безопасными и эффективными.
6.Хранение данных на чужих серверах
Когда компания расширяется, обычные мессенджеры перестают справляться с нагрузкой. Облачные решения, которые они предлагают, уже не так удобны и безопасны. В этот момент хранение данных на собственных серверах становится не просто опцией, а необходимостью.
Свои серверы — это полный контроль. Вы сами решаете, как защищать информацию: настраиваете резервное копирование и в любой момент можете восстановить данные, даже если что-то пойдет не так. Никакой зависимости от политики сторонних сервисов — только ваши правила и ваша безопасность.
Конфиденциальность — еще один важный плюс. Данные не утекают через дыры в публичных платформах, не передаются третьим лицам. Доступ к информации регулируется внутренними протоколами, а значит, коммерческая тайна остается под надежной защитой.
Наконец, независимость. Бесплатные мессенджеры могут в любой момент заблокировать аккаунт, изменить функциональность или вообще закрыть доступ к сервису — на время или навсегда. Свои серверы избавляют от этих рисков — бизнес работает стабильно, без неожиданных сюрпризов.
Squadus предлагает все преимущества корпоративного мессенджера с хранением данных на ваших серверах или у доверенного партнера. К тому же он входит в Реестр отечественного ПО, а значит, не зависит от санкций и ограничений, которые могут затронуть зарубежные аналоги.
7.Снижение продуктивности из-за множества продуктов разных поставщиков
Даже если не рассматривать крайние случаи, когда в компании используют сразу несколько мессенджеров, стандартный набор разрозненных сервисов уже создает проблемы. Представьте: Slack — для переписки, Zoom — для звонков, Trello — для задач. Казалось бы, удобно, но на практике — не очень. Данные размазываются по разным платформам, одна и та же информация дублируется, а контекст теряется. Сотрудники вынуждены постоянно переключаться между приложениями, тратя время на поиск нужных переписок или файлов.
Сложность интеграции между сервисами от разных поставщиков замедляет рабочие процессы. Каждый инструмент требует индивидуальной настройки и отдельного управления доступом. Добавьте к этому бумажную волокиту: на каждый сервис нужно заключать договор, согласовывать условия, регулярно оплачивать счета. Это лишняя работа для бухгалтерии и дополнительные документы в обороте.
Но главная проблема — нарушение рабочих процессов. Разные сервисы не связаны между собой, а значит, не работают как единая система. В итоге компания теряет в эффективности, хотя каждый инструмент по отдельности кажется полезным.
При использовании экосистемы МойОфис даже на базовом уровне только корпоративного мессенджера можно получить три сквозных сценария:
- Запуск видеоконференций прямо из чата из мессенджера
- Создание отдельного чата в мессенджере для видеозвонка
- Возможность управлять событиями в календарях из мессенджера.
При подключении других продуктов это количество может увеличиться до 27, например таких как:
- Возможность создавать онлайн-встречи и управлять ими внутри встроенного в мессенджер календаря
- Получать на почту уведомления о запланированных встречах
- Обмениваться облачными файлами по почте и в мессенджере
- Мгновенно просматривать полученные в мессенджере документы
- Редактировать внутри мессенджера облачные документы
- Контролировать изменения в важных общих документах через мгновенное оповещение в мессенджере или почте.
Разрозненные сервисы — это не просто неудобство, а реальный удар по продуктивности компании. Один вдумчиво выбранный инструмент вместо десяти — и никакой путаницы, лишних затрат и потери контекста.
Заключение
Использование публичных бесплатных мессенджеров в бизнесе сопряжено с серьёзными рисками — от утечек данных до снижения продуктивности. Однако переход на специализированные решения позволяет не только минимизировать эти угрозы, но и вывести бизнес-коммуникации на новый уровень. Именно для этого такие компании, как Kaspersky и Highland Gold, выбрали Squadus в качестве своего корпоративного мессенджера.
При помощи Squadus вы можете автоматизировать рутинные задачи через интеграцию собственных ботов, а встроенные инструменты безопасности защитят вашу конфиденциальную информацию. Кроме этого, в дальнейшем у вас будет возможность повысить продуктивность сотрудников, используя сквозные сценарии в экосистеме МойОфис. Инвестируя в корпоративные решения, компании не только избегают рисков, но и создают основу для долгосрочного роста.
