Бывает, что даже сильным командам сложно достигать бизнес-целей. Если нет порядка в процессах, специалисты фиксируют договоренности в разных мессенджерах, хранят документы в личных почтах, используют несовместимые друг с другом программы. Это приводит к ошибкам, потере информации и срыву дедлайнов. Компания теряет репутацию и прибыль — и все из-за факторов, которые в масштабах бизнеса могут казаться малозначимыми.
Единое пространство для совместной работы поможет наладить коммуникацию в команде. Специалисты смогут использовать совместимые программы для редактирования текста и работы с таблицами, хранить документы в общем облаке, переписываться и созваниваться в одном корпоративном мессенджере, вести деловую коммуникацию в корпоративной почте. Рассказываем про экосистему МойОфис и ее инструменты, которые позволяют сотрудникам работать эффективно и слаженно.
Содержание:
Общайтесь на единой платформе
Работайте в документах онлайн вместе с коллегами
Используйте надежную корпоративную почту
Получите консультацию бесплатно
Общайтесь на единой платформе
Есть мнение, что обсуждать рабочие вопросы в публичных мессенджерах — практично: коллеги отвечают на сообщения быстрее, чем на письма, не нужно тратить время на формулировку темы и текста. К сожалению, такой подход к коммуникации себя не оправдывает. Рабочие чаты в публичных мессенджерах часто теряются в потоке личных, ход проектов сложно отслеживать и восстанавливать. Согласования затягиваются, адаптация новых сотрудников усложняется.
Важно помнить и о том, что общение по личным каналам связи сотрудников делает компанию уязвимой. Специалист может уволиться и сохранить в переписке доступ к ценной информации — например, контактам клиентов или конфиденциальным документам. Если произойдет утечка, бизнес потеряет деньги.
Удобнее и безопаснее перенести общение на корпоративную платформу коммуникаций. Вашей компании может подойти «МойОфис Squadus» — цифровое рабочее пространство, которое включает в себя мессенджер, видеоконференции (250+ участников) и вебинары (2000+ участников). Такой инструмент особенно полезен для удаленных и распределенных команд: он позволит наладить взаимодействие между специалистами с любыми графиками работы в любых часовых поясах.
Координируйте действия сотрудников. В этом поможет удобная система чатов: добавляйте в команды специалистов, которые работают в одном подразделении или задействованы на одном проекте. Создавайте внутри команд каналы, чтобы было проще решать конкретные вопросы — например, согласовывать тексты договоров или выбирать активности для тимбилдингов. Вы сможете избежать ошибок в командной работе и упростить взаимодействие между отделами и филиалами компании.
Команды и каналы помогают продуктивно обсуждать задачи и не пропускать важные новости
Упрощайте поиск информации. Чтобы не путаться в переписках, каналы и личные чаты можно добавлять в папки. Еще один полезный инструмент — интеллектуальный поиск, позволяющий моментально находить коллег, файлы и сообщения. Он распознает формы слов на русском языке, упорядочивает найденные результаты по релевантности и новизне.
Папки отображаются над личными чатами, командами и каналами
Проводите встречи онлайн. Решение подходит для презентаций, планерок, обучения и даже собеседований — кандидат подключится по ссылке, ему не придется ничего устанавливать. Если две или даже три встречи в календаре наложатся друг на друга, вы сможете побывать на всех: в Squadus предусмотрено одновременное присутствие на разных конференциях. Есть возможность записывать встречи, чтобы пересматривать важные фрагменты или вводить в курс дела тех, кто не присутствовал.
Сохраняйте фокус на работе. Сквозные сценарии позволят не отвлекаться на переключение между приложениями. Например, вы можете моментально отправить ссылку на онлайн-документ в мессенджер, ее не нужно копировать и вставлять в поле для сообщения. Есть опции подправить документ прямо в беседе и тут же его согласовать, создать встречу — и сразу к ней подключиться.
Чтобы поделиться онлайн-документом с коллегой, достаточно нажать «Отправить ссылку в МойСквадус» и выбрать получателя
Сквозные сценарии в экосистеме «МойОфис» помогают сотрудникам быстрее выполнять задачи и сокращают количество ошибок. Узнайте, как это работает, на бесплатной личной консультации.
Взаимодействуйте с клиентами, партнерами и подрядчиками. Платформа позволяет вести коммуникацию с теми, кто находится за пределами организации. Благодаря интеграции с Telegram вы можете общаться с пользователями публичного мессенджера и сохранять полный контроль над корпоративными данными. Другая полезная возможность — поддержка федераций: можно сделать так, что сотрудники двух организаций, где «МойОфис Squadus» был установлен по отдельности, смогут писать друг другу в личных и групповых беседах.
Работайте в документах онлайн вместе с коллегами
Когда над проектом трудятся несколько человек, сотрудники могут пересылать друг другу документы с доработками. Есть риск, что кто-то запутается в файлах и начнет использовать неактуальную версию текста или таблицы. Если ошибка пойдет по цепочке, она повлияет на следующие этапы, и многое придется переделывать.
Другая возможная ситуация — один из сотрудников предлагает работать в программе для создания презентаций онлайн и выбирает приложение на свое усмотрение. Это не безопасно для бизнеса: нет гарантий, что корпоративные данные будут защищены от утечки или кражи.
Чтобы улучшить взаимодействие в команде и обеспечить прозрачность работы, важно внедрить единый надежный инструмент. Обратите внимание на «МойОфис Документы Онлайн» — это корпоративное решение для совместной работы и хранения документов со встроенными веб-редакторами и интерактивной доской. Продукт является российской разработкой и может разворачиваться на серверах организации или доверенного партнера.
Открывайте доступ всем специалистам, которые нужны на проекте. Устанавливайте для каждого пользователя свой уровень доступа к файлу или папке — просмотр, комментирование, редактирование или управление. Работать в документах и на доске могут до 50 человек одновременно, просматривать содержимое — любое количество пользователей.
Уровень доступа отображается на верхней панели справа, можно запросить повышение — например, с просмотра до комментирования
Предоставьте сотрудникам свободу в выборе устройств. Просмотреть или подправить документ можно не только с компьютера, но и с мобильного устройства — смартфона или планшета. Это делает работу удобнее и быстрее.
Обменивайтесь идеями с коллегами на общей доске. Брейнштормы и тренинги легко проводить онлайн благодаря широкому набору инструментов — цветным текстовым блокам, фигурам, стикерам, фреймам и комментариям. Можно добавлять изображения. Все это помогает четко формулировать и иллюстрировать идеи, предлагать изменения и выбирать самые удачные предложения.
Во время брейншторма удобно записывать идеи на разноцветных стикерах
Будьте уверены в безопасности данных. Централизованное хранение информации — это надежно. Доступ к документам получают только те участники, которым вы открываете доступ, файлы можно защищать с помощью паролей на установленный вами срок (эта возможность появляется, когда вы собираетесь поделиться публичной ссылкой на файл).
Чтобы ускорить работу над сложными документами и повысить продуктивность команды, подключите еще одно решение — «МойОфис Документы Настольные». В него входят приложение для написания и редактирования текста «МойТекст», приложение для работы с таблицами «МоиТаблицы» и приложение для создания презентаций «МоиПрезентации».
Используйте надежную корпоративную почту
В организациях, где работают тысячи сотрудников, почта — самая важная часть инфраструктуры. Если что-то случится с основным центром отработки данных, и почтовый сервис выйдет из строя, компания столкнется с серьезными финансовыми и репутационными рисками.
Кейс, который встречается и в больших, и в маленьких компаниях, — отправка копий рабочих писем на личные почты. Когда на смартфонах сотрудников нет доступа к корпоративному сервису, они пересылают себе письма с компьютеров, чтобы смотреть информацию на ходу. Данные попадают в незащищенную среду, и компания уже не может контролировать их конфиденциальность.
Подберите решение, которое ответит потребностям бизнеса и при этом будет интуитивно понятным для специалистов. Возможности, необходимые крупным организациям (от 5000 сотрудников), есть в «МойОфис Mailion» — современной почтовой системе, которая легко масштабируется, обладает высоким уровнем отказоустойчивости и катастрофоустойчивости. Что бы ни произошло с основным центром обработки данных, почта продолжает работу на резервных мощностях. Малому и среднему бизнесу (до 5000 сотрудников) подойдет «МойОфис Почта» с быстрым развертыванием и простым администрированием.
Подключите систему, не прерывая рабочие процессы. Внедрение решения или миграция с другой почтовой системы не займет много времени. У «МойОфис Mailion» и «МойОфис Почта» простой и понятный интерфейс, поэтому сотрудники смогут сразу начать пользоваться продуктом, им не придется долго разбираться, как все устроено.
Упростите обработку входящих писем. В почте можно создавать папки для проектов и коллег, чтобы делать навигацию понятнее. Эти папки легко удалять и — что не менее важно — восстанавливать.
Папки помогают ориентироваться в письмах от коллег и клиентов, уведомлениях от корпоративных сервисов и порталов
Дайте сотрудникам возможность пользоваться почтой с разных устройств. Они смогут отправлять и получать письма в веб-клиенте, настольном и мобильном приложениях. Когда почта всегда под рукой, специалисты быстрее договариваются по рабочим вопросам и принимают решения.
Минимизируйте риск ошибок. Если письмо уйдет не тому адресату, почтовая система позволит быстро исправить ситуацию. Сотрудник сможет отменить отправку письма одним из двух способов — просто отозвать его или отозвать с заменой содержимого.
Используйте календарь как инструмент для эффективной работы. Откройте доступ к вашему расписанию коллегам: они будут видеть свободные слоты и ориентироваться на них при постановке встреч. Можно делегировать управление календарем ассистенту, чтобы он создавал и редактировал мероприятия за вас, отвечал на приглашения от вашего имени и получал по почте уведомления об изменениях в календаре.
Получите консультацию бесплатно
Экосистема офисных инструментов помогает специалистам объединять усилия и приносить бизнесу максимум пользы. Это выгоднее и удобнее, чем использование отдельных сервисов. Вы получаете:
- объединение корпоративных коммуникаций в экосистему,
- единую лицензию на комплекс продуктов,
- выгодное ценообразование,
- бесшовность переходов и нативную интеграцию продуктов,
- синхронизированный релизный цикл продуктов,
- техническую поддержку от одного вендора,
- максимальную скидку от вендора.
Мы будем рады подробно рассказать о том, как работают инструменты и сквозные сценарии в приложениях МойОфис, и порекомендовать набор решений для ваших целей и задач. Оставьте заявку на консультацию — с вами свяжется менеджер.
