МойОфис выпустил обновление 2.8: больше 250 улучшений для эффективной работы с документами и почтой

В МойОфис мы ориентируемся на опыт пользователей — учитываем их потребности и пожелания при разработке свежих продуктовых релизов. Сегодня мы выпустили большое обновление 2.8, которое привнесло массу новых возможностей в наши настольные, мобильные и веб-приложения, а также серверные системы.

Так, в «МойОфис Частное Облако 2» стало еще удобнее и безопаснее управлять файлами, редакторы «МойОфис Стандартный 2» получили новые функции для работы с текстами и таблицами, а в «МойОфис Почта 2» появилось больше возможностей, связанных с использованием календаря и обработкой писем. Кроме того, в рамках отдельного релиза 1.4. мы улучшили мобильное приложение «МойОфис Документы» на ОС Аврора, востребованной сегодня в корпоративной среде.

Повысьте защищенность документов в «МойОфис Частное Облако 2»

Безопасность коммуникаций — один из безусловных приоритетов в работе многих компаний, и мы стремимся максимально покрывать эту потребность заказчиков. С выходом релиза 2.8 в «МойОфис Частное Облако» 2 появилась возможность настроить двухфакторную аутентификацию пользователей.

Функция может быть установлена как для пользователей, работающих в «МойОфис Частное Облако 2» на декстопе, так и для пользователей мобильного приложения «МойОфис Документы», входящего в состав «Частного Облака 2». По умолчанию данное средство безопасности выключено, но может быть активировано администратором системы.

К тому же теперь администратор может установить период бездействия пользователя в системе, после которого сессия пользователя будет автоматически завершена. Наряду с двухфакторной аутентификацией эта мера поможет обезопасить документы в «МойОфис Частное Облако 2» от несанкционированного просмотра и скачивания.

Эффективнее работайте над документами с коллегами

Помимо расширения администраторских возможностей, в обновлении мы учли запросы рядовых пользователей — тех, кто в «Частном Облаке 2» непосредственно работает с документами. Теперь пользователь может подписаться на уведомления об изменении файлов, к которым у него есть доступ. Подписавшись, он сможет узнавать об изменении или переименовании файла, его замене, удалении или перемещении, что помогает оптимизировать процесс совместной работы над документами.

А благодаря расширенным опциям поиска по пользователям, делиться файлами с коллегами стало удобнее. Помимо реализованных ранее для поиска пользователей параметров «фамилия» и «имя», появились дополнительные параметры — «отчество» и «должность». Их можно применять при поиске пользователей в диалогах предоставления доступа к файлам, отправке файлов и ссылок на внутренние файлы, поиске файла по автору.

Выбирайте удобный режим загрузки файлов

Офисные задачи нередко предполагают работу с документами различных форматов — например, файлами от контрагентов, в которые требуется внести правки. Исходя из этого мы добавили в «Частное Облако 2» автоматическую конвертацию файлов в редактируемый формат при их загрузке. Также, при наличии прав, пользователь теперь сам может выбрать режим загрузки файла — с конвертацией в редактируемый формат или в исходном формате.

Используйте новые функции в настольных редакторах «МойОфис Стандартный 2»

Возможности по работе с файлами были существенно расширены и в «МойОфис Стандартный 2» — редакторах текстовых и табличных документов.

Пользователь версии 2.8 может открывать и просматривать документы независимо от наличия доступа к их редактированию. Функция особенно актуальна при работе с файлами, содержащими электронную подпись. Для защиты таких документов можно добавить ограничение файла «только для просмотра»: так подпись никто не сможет скопировать или отредактировать.

Если в работе с документом возникает необходимость сослаться на внешний источник, будет полезно другое нововведение в наших редакторах — расширенные возможности по использованию гиперссылок. Теперь с помощью контекстного меню можно вставлять гиперссылки не только на веб-страницы или адреса электронной почты, но и на внешние документы: например, отчеты, аналитические материалы или исследования.

Ускорьте работу со сложными таблицами

Необходимость быстрой, удобной и эффективной работы с большими таблицами, содержащими формулы, отмечают многие наши бизнес-заказчики. В «МойОфис Таблица 2» мы значительно ускорили работу с такими документами: теперь файлы в формате .xlsx. с множеством формул открываются в редакторе кратно быстрее. Это происходит из-за использования уже имеющихся результатов расчета формул из кэша файла, вместо повторного вычисления.

Это не первая подобная оптимизация в продукте: так, серьезные изменения в части работы с «тяжелыми» таблицами появились еще в релизе 2.3, а в предыдущем обновлении 2.7 мы ускорили работу с такими документами более чем в 50 раз.

Появились в табличном редакторе и новые функции для упрощения рутинных задач. Так, поддержка ограничений ввода данных формата «дата» поможет избегать ошибок при заполнении таблиц и быть уверенными в корректности вводимых данных. С ней пользователям станет проще соблюдать стандарты и правила оформления документов, установленные в конкретной организации.

Работать с таблицами периодически приходится и в текстовом редакторе – в развитии этой функциональности мы также исходим из того, что конкретно запрашивают пользователи. В «МойОфис Текст» 2.8 стало доступно разделение ячеек по горизонтали и по вертикали. Функция повышает удобство работы со сложными таблицами в документах, где размеры ячеек регламентированы по определенным стандартам и нормативам.

Назначайте встречи и работайте с письмами эффективнее в «МойОфис Почта 2»

Среди наиболее востребованных функций «МойОфис Почта 2» — возможность назначать встречи с коллегами как в очном, так и в онлайн-формате с помощью календаря. Чтобы этот процесс занимал еще меньше времени, в релизе 2.8 мы упростили процесс подбора свободных ресурсов для проведения встреч. Теперь в поисковых подсказках ресурсы маркированы красным или зелёным цветом, в зависимости от статуса занятости.

Кроме того, на вкладках «Сведения» и «Планировщик» в окне события добавлена кнопка «Найти ресурс». Этот инструмент позволяет выбрать подходящий тип ресурса (переговорные\ онлайн-ресурсы\ оборудование), а затем автоматически выдает список свободных ресурсов на нужное время.

Работа с письмами в «МойОфис Почта 2» тоже стала более гибкой. Для правил обработки писем были расширены варианты для условий «Если» и «То». Теперь можно отфильтровать письма с вложением и без, с нужным значением в поле «Кому», «Копия», «Тело письма», а также назначить новые варианты для действий «Пометить прочитанным», «Пометить флагом», «Переслать по адресу» и других. При этом пользователь может назначить приоритет для правила, если письмо подходит под несколько фильтров сразу. 

Для писем, отмеченных флагом, стали доступны действия «Отметить как прочитанное\не прочитанное», «Перенести в корзину», «Присвоить метку» или «Отправить в спам». Это позволит более эффективно обрабатывать и управлять списком важных писем.

Легко меняйте пароль почты

Отдельно отметим возможность самостоятельно изменять пароль в обновлённой «МойОфис Почта 2». Обычно администратор системы по умолчанию создает довольно сложные рандомные пароли, соответствующие внутренней политике безопасности. Пользователю бывает трудно их запомнить. В продукте версии 2.8 же он может сам создать запоминающийся для него пароль через веб-интерфейс почты.

Работайте с файлами из облака в «МойОфис Документы» на ОС «Аврора»

В современном бизнесе важна непрерывность процессов, а значит, важны мобильные коммуникации: доступ к деловому общению и работе с файлами не должен зависеть от местоположения сотрудника. С учётом этой потребности мы обновили мобильное приложение «МойОфис Документы» для ОС Аврора.

В продукте появилась возможность интеграции продукта с «МойОфис Частное Облако 2». Так, в приложении на ОС «Аврора» теперь можно работать с документами, хранящимися в «МойОфис Частное Облако 2»: открывать их для просмотра, скачивать и редактировать. Для открытия и просмотра доступны файлы форматов pdf, docx, xslx, pptx, odp, ods, odt.

Для редактирования документа нужно скачать его копию из «МойОфис Частное Облако 2» на мобильное устройство. Сделать это можно с помощью кнопки «Карандаш» на верхней панели инструментов.

Пользователь может открывать для просмотра таблицы и текстовые документы с правами «Только для чтения» и копировать фрагменты текста.

Ещё в приложении на ОС Аврора появилось больше инструментов и возможностей для оформления документов.

Теперь в приложении можно создавать и удалять оглавление в текстовых файлах, плюс вырезать, копировать и вставлять оглавление, вызвав меню с данными функциями длительным нажатием на оглавление. Также в версии 2.8 стало возможным перемещаться от пункта оглавления к заголовку в текстовом документе.

Изменения коснулись и редактора презентаций на ОС «Аврора». Здесь появилась возможность копировать текст, картинки, фигуры и диаграммы и размещать их на разных слайдах.

Стало удобнее работать и с презентациями со ссылками на внешние веб-ресурсы: переходить по ссылкам теперь можно сразу из документа.

***

Ознакомиться с полной линейкой продуктов МойОфис и оставить заявку на их приобретение можно на нашем сайте.