Как правильно написать и отправить официальное письмо Государственной фельдъегерской службой

Предположим, что вашей компании требуется отправить корреспонденцию в орган исполнительной власти, например, сотрудникам аппарата Правительства РФ или Администрации Президента РФ. Такая ситуация может возникнуть, к примеру, если вам потребуется подтвердить участие вашей организации в грядущем крупном деловом мероприятии или международном форуме. 

По действующим правилам, отправить копию официального документа организации через электронную приемную не выйдет – полученные по такому каналу обращения юридических лиц, в которых затрагиваются вопросы взаимодействия вашей организации с органами исполнительной власти, к рассмотрению и исполнению не подлежат. Бумажные письма также отправить непросто – приём такой корреспонденции, доставленной нарочно или курьерской службой, осуществляется Государственной фельдъегерской службой России и проходит в соответствии со строгими требованиями. Рассказываем, как сделать всё правильно.

Официальные деловые письма

Именно с их помощью юридические лица или предприниматели взаимодействуют как друг с другом, так и с органами исполнительной власти. Этот тип документов имеет юридическую силу, поэтому их необходимо создавать при соблюдении определенных правил написания, оформления и отправки.

Главные различия между официальным и обычным письмом

• по Гражданскому кодексу РФ вы несёте ответственность за содержание официального письма. Если оно не соответствует действительности, для вас могут наступить правовые последствия;
• в официальном письме всегда присутствуют полные реквизиты отправителя и данные о получателе;
• у официального письма должна быть подпись конкретного сотрудника;
• на официальном письме должна быть печать вашей организации.

Виды официальных деловых писем

• информативные: в них сообщают, например, о каком-то событии или мероприятии, об отношении организации к нему; письма с просьбами о предоставлении данных или информации; корреспонденция с предложением сотрудничества;
• регулятивные или сопроводительные – их отправляют вместе с различными документами: договорами, актами, соглашениями;
• этикетные: поздравления, письма с благодарностями, соболезнованиями или извинениями.

Это – далеко не полный список разновидностей служебных писем. Официальные письма можно отправляться по самым разным поводам. В случае, если вам требуется взаимодействие с органами государственной власти, стоит придерживаться требований стандарта ГОСТ Р 7.0.97-2016. Мы писали о них в нашей прошлой статье «Как создать шаблоны документов в МойОфис Стандартный».

Как написать и отправить официальное письмо, об особенностях структуры и стилистике основного текста, а также правилах оформления конверта мы расскажем ниже.

Стиль и структура основного сообщения служебного письма

Пример официального делового письма

Основное сообщение в вашем служебном письме может быть написано в свободной форме. Главное, чтобы его структура соответствовала нормам делопроизводства, текст – правилам русского языка, а основные мысли были изложены коротко и ёмко. Если текст длинный — поделите его на абзацы, а если нужно — дополнительно на пункты.

Обычно текст официального письма состоит из нескольких смысловых блоков:

• приветствие;
• основной текст, включающий преамбулу, содержательную часть и резюме.

Преамбула – это краткая форма содержания, которая даёт адресату понять, с какой целью к нему обращаются. В содержательной части эта цель должна быть раскрыта подробно – с описанием ситуации, указанием необходимых данных, фактов и правовых норм. Резюме – это выводы или, например, просьба или прошение.

К письму можно приложить дополнительные документы. При составлении служебного письма под текстовой частью нужно указать их перечень, количество экземпляров и страниц в каждом. 

Оформление текста официального письма

В 2016 году был утвержден стандарт ГОСТ Р 7.0.97–2016 для деловой переписки. В нём собраны правила, которые придают письмам юридическую значимость. В частности там говориться о рекомендованном размере шрифта – 12–14 пт. Также важно не забывать о межстрочном интервале – 1 или 1,5. 

Для текста сообщения выбирайте популярный и легко читаемый шрифт. Например, в продуктах «МойОфис» – это XO_Thames, XO_Oriel или XO_Tahion. Данные шрифты – метрические аналоги популярных иностранных шрифтов. Эти шрифты входят в состав продуктов МойОфис и распространяются бесплатно, при необходимости их можно отдельно скачать с нашего сайта.

Как оформлять конверт с письмом официального содержания

Итак, письмо готово. Осталось правильно его оформить и отправить. При взаимодействии с отделами Государственной фельдъегерской службы, которые осуществляют прием корреспонденции в аппарат Правительства РФ, Администрации Президента РФ или любого другого высокопоставленного органа государственной власти, вам необходимо подготовить письмо в соответствии с определенными стандартами. Вам понадобится белый конверт, без брендирования, промаркированный особым образом. Ещё вам будет нужно заполнить реестр. Ниже мы разберём каждый пункт подробнее. 

Лицевая сторона конверта. Оформляем деловую почту в редакторе «МойОфис Текст»

В редакторе «МойОфис Текст» создайте новый документ и выберите ориентацию страницы «Альбомная». Для этого выберите меню «Файл» – «Параметры страницы».

Также это меню можно вызвать сочетанием клавиш Ctrl+Shift+P.

В правом верхнем углу пропишите важность вашего письма – служебное или ДСП (для служебного пользования).

На лицевой стороне пакета необходимо указать адрес, как изображено на рисунке, выровняв текст по центру.

В левом нижнем углу поставьте номера отправляемых вами документов. Название вашей организации укажите в правом нижнем углу.

Оборотная сторона конверта

Здесь нужно поставить печати вашей организации. Сделайте это так, как указано на рисунке.

Обратите внимание, что конверт необходимо заклеить непосредственно при передаче обращения сотрудникам Государственной Фельдъегерской Службы, так как они проверяют соответствие содержимого конверта и прилагаемого реестра.   

Создаём реестр

Теперь нужно создать и заполнить реестр в 2-х экземплярах. Сначала делаем шапку документа, где нужно указать номер реестра и дату.

Дальше проставьте поле «Отправитель». Заполните название и номер телефона компании. 

После этого вам необходимо создать таблицу для реестра. Для этого с помощью кнопки на панели инструментов или меню «Вставка» и пункта «Таблица» сформируйте таблицу из девяти столбцов и 9-16 строк, в зависимости от количества ваших отправлений.

Теперь воспользуйтесь функцией «Размер ячейки», которую также можно найти в разделе «Таблица» на панели инструментов. 

Проставьте высоту первого ряда – 2,8 см. Высота остальных рядов – 0,6 см.

Ширина:
первого столбца – 0,6 см;
второго столбца – 2,4 см;
третьего – 6 см;
четвёртого – 3 см;
пятого – 1 см.

Объедините шестую, седьмую и восьмую ячейку в первом ряду с помощью инструмента «Объединить ячейки».

Поставьте ширину шестой ячейки – 1 см, седьмой и восьмой – 0,7 см. Объедините седьмую и восьмую ячейки во втором ряду. Затем поставьте ширину девятого столбца – 0,7 см. 

Теперь нам нужно объединить ряды с первого по третий в каждом столбце, кроме шестого, седьмого и восьмого. В результате должна получится такая таблица.

Объедините вторую и третью ячейку в шестом столбце. 

В итоге у вас должна получиться такая таблица – можно приступать к её заполнению.

Пропишите названия ячеек в первом ряду: 
Первый столбец – №.
Второй – Куда (город, область).
Третий – Кому (подробное наименование адресата). <
Четвертый – Номер отправления.
Пятый – Важность.

Для того, чтобы слово в пятом столбце было удобно прочесть, примените к ячейке инструмент поворота слова на 90 градусов. Для этого необходимо выбрать инструмент «Поворот текста» – «Повернуть влево на 90 градусов» в меню «Формат».

Следующие ячейки заполняет сотрудник ГФС.

Для того, чтобы текст уместился в следующие ячейки, выберите размер шрифта 9 пт.

Имена ячеек:

• Вес отправления (для удобства чтения эту надпись также нужно повернуть на 90 градусов).
• Сумма сбора за доставку (здесь размер шрифта нужно уменьшить до 6 пт).
• руб.
• коп.

Назовите девятый столбец Примечания и также поверните его на 90 градусов.

Таким образом вы дали названия всем столбцам и готовы приступать к заполнению.

Для начала выделите всю таблицу и сделайте вертикальные линии - двойными. Это можно сделать в меню форматирования таблицы.

Заполните ряд служебных полей: номер, дату отправки корреспонденции, название и телефон вашей организации, а также описание самого вложения и исходящий номер документа. Отметьте важность – служебное или ДСП (для служебного пользования). 

Заполняем нижнюю часть документа. Под таблицей пропишите пункт ИТОГО и укажите количество конвертов с документами, которые вы отправляете. Важный момент – в этом пункте нужно написать именно число пакетов, а не писем, так как сам реестр не вкладывается в конверт, а сопровождает его или их, как опись.

Создайте место для печати и подписи отправителя, а также пропишите пункты для заполнения сотрудником ГФС: количество принятых отправлений, дату и подпись.

Реестр готов. Осталось только распечатать его в двух экземплярах, подписать и поставить печать – всё остальное заполнит сотрудник ГФС России.

Оформив деловую корреспонденцию таким образом, вы сможете отправить её через отдел ГФС России. Передать обращение можно как самостоятельно (нарочно), так и через курьерскую службу. Как правило, прием официальных деловых писем от юридических лиц осуществляется по рабочим дням с 9:00 до 18:00. Подробную информацию о регламенте приема обращений уточняйте на сайте конкретного органа исполнительной власти.