Знакомо ли вам чувство безысходности, когда вы тратите много времени на ручные расчеты в таблицах? Наверняка при этом вы боитесь пропустить критически важные данные и скорее всего устали от бесконечной проверки сотен строк. Представьте, что одна формула может избавить вас от мучений: автоматически отмечать товары с остатками ''на нуле'', подсвечивать просроченные платежи клиентов или практически мгновенно определять сотрудников для премирования. Всё это может помочь сделать формула ЕСЛИ. Читайте нашу статью и узнайте, как за 5 минут настроить ЕСЛИ для своих задач, чтобы забыть о рутине, которая снижает вашу продуктивность.
Что такое функция ЕСЛИ?
Функция ЕСЛИ — это логический инструмент в табличных редакторах, который проверяет выполнение заданного условия. Если условие соблюдается, функция возвращает одно значение, если нет — другое. Функция ЕСЛИ — это базовый элемент автоматизации работы с данными, позволяющий быстро анализировать и структурировать информацию без ручного вмешательства.
Синтаксис формулы довольно прост и состоит из трёх аргументов:
=ЕСЛИ(логическое_выражение; значение_если_истина; значение_если_ложь), где
- логическое_выражение — это условие и критерий, который проверяется функцией (например, A1 > 100)
- значение_если_истина — результат при выполнении условия (допустим, А1 больше 100).
- значение_если_ложь — результат, если условие не соблюдено (к примеру, А1 не больше 100).
Для иллюстрации логики работы функции ЕСЛИ мы будем использовать блок-схемы, созданные в МойОфис Схема. С точки зрения логики функция ЕСЛИ работает по принципу ветвления: сперва проверяется, верно ли логическое выражение. Если да — функция выводит указанное значение для ''истины''. Если нет — вернет значение для ''лжи''.
Рассмотрим небольшой пример работы формулы ЕСЛИ. Представим, что у нас есть таблица с данными о спросе покупателей на наши товары. Чтобы визуально отфильтровать все данные с высоким спросом, применим формулу:
=ЕСЛИ(A1 > 100; "Высокий спрос"; "Низкий спрос")
Если в ячейке A1 число больше 100, функция вернет "Высокий спрос", иначе — "Низкий спрос".
Функция ЕСЛИ поможет автоматизировать рутинные задачи, которые отнимают время. Например, она сама рассчитает бонусы менеджерам по продажам, если задать условие ''выручка больше 100 000 ₽'', или выделит клиентов с задолженностью, чтобы не искать их вручную. Она фильтрует данные по заданным критериям — допустим, отмечает заказы, требующие срочной обработки, или товары с низкой рентабельностью для анализа. С её помощью можно прогнозировать спрос, например подготовить склад к сезонному росту продаж, или строить понятные отчёты для диаграмм.
А ещё ЕСЛИ работает в связке с другими функциями, расширяя их возможности.
Начальный уровень — учимся использовать функцию ЕСЛИ
Давайте представим, что вы коммерческий управляющий сетью предприятий с филиалами в разных городах и вам нужно поставить цель по продажам для каждого предприятия.
Как запустить функцию ЕСЛИ с одним условием
Используя таблицу выше, представим, что мы хотим автоматически задать каждому магазину план продаж в зависимости от того, сколько сотрудников в нем работает. То есть чем больше людей, тем больше они могут продавать. Допустим, что если в магазине меньше 15 сотрудников, то план продаж мы выставим 3 млн рублей, а если сотрудников больше, то и план вырастет до 5 млн рублей.
Чтобы не терять время на отслеживание и расстановку данных вручную и автоматически расставить ''План продаж'' каждого магазина (столбец D) в зависимости от количества сотрудников в магазине (столбец С), применим функцию ЕСЛИ. В формуле у нас будет только одно условие — количество сотрудников. Сперва вспомним, как выглядит функция ЕСЛИ:
=ЕСЛИ(логическое_выражение; Значение_если_истина; Значение_если_ложь)
В ячейке D2 начнем заполнять формулу. Сперва разберем, какие значения будут у аргументов функции:
- логическое_выражение — здесь прописываем наш критерий оценки количества сотрудников, то есть проверяем, больше ли их, чем 15 человек: С2>15
- Значение_если_истина — если наше логическое выражение верно и сотрудников больше 15 человек, то функция должна показать повышенный план продаж. Это число и записываем — 5000000
- Значение_если_ложь — если логическое выражение оказывается неверно и в проверяемом предприятии сотрудников 15 людей или меньше, то план продаж должен быть стандартный — 3000000.
Теперь собираем формулу вместе:
=ЕСЛИ(C2>15; 5000000; 3000000)
Скопируем ее в остальные ячейки, чтобы увидеть план продаж для всех предприятий.
Как запустить функцию ЕСЛИ с несколькими условиями
Теперь мы видим, какой план продаж у каждого предприятия — он даже меняется и соответственно количеству сотрудников. Но самые малочисленные магазины из городов Чита и Кисловодск с 5 сотрудниками теперь имеют такой же план продаж, как и предприятие из Санкт-Петербурга, в котором в 3 раза больше работников! Похоже, что одного условия (15 сотрудников) при выставлении плана продаж оказалось мало.
Давайте скорректируем формулу, добавив в нее еще одно условие:
=ЕСЛИ(логическое_выражение_1; Значение_если_истина_1; ЕСЛИ(логическое_выражение_2; Значение_если_истина_2; Значение_если_ложь))
Формула стала сложнее, но если присмотреться, то с добавлением второй функции ЕСЛИ также добавились новые версии уже известных аргументов: логическое_выражение и значение_если_истина. То есть ничего неизвестного вам в этой формуле нет.
Перед разбором аргументов давайте посмотрим на внутреннюю логику и последовательность выполнения этой формулы:
- Сперва выполняется первая функция ЕСЛИ, которая стоит ближе к знаку равенства: если ее логическое_выражение_1 верно, то тогда результатов формулы будет Значение_если_истина_1
- Когда логическое_выражение_1 неверно, начинает выполняться вторая функция ЕСЛИ. Теперь проверяется, верно ли уже логическое_выражение_2, и если это так, то результатом формулы будет Значение_если_истина_2
- Но что произойдет, если оба логических выражения неверны? Тогда формула вернет нам последний аргумент Значение_если_ложь.
Теперь разберем аргументы формулы и посмотрим, какие значения нужно в них подставить:
- логическое_выражение_1 — наше первое условие проверки количества сотрудников остается таким же, как в и прошлой формуле. Мы хотим узнать, больше ли 15 человек в предприятии: С2>15
- значение_если_истина_1 — здесь также аргумент переносится из прошлой формулы. Если в предприятии больше 15 человек, то для него устанавливаем максимальный план — 5000000 рублей
- логическое_выражение_2 — наше новое дополнительное условие. Как помните, мы хотели спасти предприятия с малочисленным персоналом от слишком большого плана продаж. Поэтому нам нужно отобрать по количеству сотрудников, если их меньше 10: C2<10
- значение_если_истина_2 — продолжая новое условие, для небольших предприятий поставим план продаж в 1000000 рублей
- значение_если_ложь — если сотрудников в предприятии меньше 15, но больше 10, то тогда оба логических выражения будут неверны, и нам нужно поставить средний план продаж в 3000000 рублей.
Подставляем необходимые значения и ячейки в формулу и смотрим, как поменялся результат в столбце ''План продаж'':
=ЕСЛИ(C2>15; 5000000; ЕСЛИ(C2<10; 1000000; 3000000))
Средний уровень — используем функцию ЕСЛИ вместе с функциями И/ИЛИ
Так как мы уже разобрались с продажами, можем оценить эффективность работы сотрудников в разных предприятиях и наградить их премией. Но как понять, сотрудников каких предприятий стоит премировать? Одни предприятия выполнили план продаж, зато другие проводили рекламные акции, повышая популярность всей компании.
Мы можем использовать ЕСЛИ вместе с функцией И для того, чтобы отобрать предприятия по двум критериям: выполнение плана продаж (то есть превышение факта продаж над планом) и проведение рекламной акции. Как же будет выглядеть наша формула?
=ЕСЛИ(И(Логическое_выражение_1;Логическое_выражение_2); Значение_если_истина; Значение_если_ложь)
Функция И позволяет нам отобрать только те данные, для которых будет верны оба логических выражения. Но давайте взглянем на все аргументы ближе:
- Логическое_выражение_1 — тут нам нужно сравнить, превышает ли факт продаж (Столбец Е) план продаж (Столбец D). Составим выражение E2>D2
- Логическое_выражение_2 — в этом выражении мы проверяем, проводило ли предприятие рекламную акцию. Для этого нужно найти ''Да'' в столбце F. То есть наше логическое выражение примет форму F2=''Да''
- Значение_если_истина — если оба логических выражения верны, то есть у предприятия факт продаж больше плана И предприятие провело рекламную акцию, то сотрудникам положена премия. Это выражение и запишем — ''Премия''
- Значение_если_ложь — если же предприятие не выполнило план продаж и не проводило рекламной акции, то премии сотрудникам не будет. Поэтому значение запишем как прочерк ''-''. Обратите внимание, что прочерк нужно взять в кавычки, так как это текстовый знак, а не цифра.
Соберем нашу функцию полностью и запишем ее в ячейку G2:
=ЕСЛИ(И(E2>D2; F2="Да"); "Премия"; "-")
Скопировав функцию в остальные ячейки столбца G, мы видим, что премию получат сотрудники четырех предприятий. Только там был выполнен план продаж и проведены рекламные акции. То есть оба наших условия были верны.
Но у нас есть несколько предприятий, которые только выполнили план продаж или только провели рекламные акции. Если мы хотим премировать сотрудников этих предприятий тоже, мы можем слегка изменить предыдущую формулу, использовав вместе с функцией ЕСЛИ еще и функцию ИЛИ.
Посмотрите на новую формулу и сравните с предыдущей:
=ЕСЛИ(ИЛИ(E2>D2; F2="Да"); "Премия"; "-")
Все аргументы остались теми же, поменялась только дополнительная функция с И на ИЛИ. Как это отобразится в таблице?
Теперь значение ''Премия'' истинно для всех предприятий, которые соответствуют хотя бы одному условию: выполнение факта продаж или проведение рекламной акции. Как мы и хотели, теперь большее количество сотрудников будет вознаграждено премией за свои труды.
Продвинутый уровень — объединяем три функции: ЕСЛИ, И, ИЛИ
Сотрудникам предприятий, которые выполнили оба условия, может быть обидно, что их усердия не были особо отмечены. Давайте исправим эту несправедливость и создадим формулу, которая бы учитывала, выполнило ли предприятие оба условия для получения премии или только одно. В этом нам понадобятся все функции, которые мы использовали ранее:
=ЕСЛИ(И(Логическое_выражение_1;Логическое_выражение_2); Значение_если_истина_1; ЕСЛИ(ИЛИ(Логическое_выражение_1;Логическое_выражение_2);Значение_если_истина_2; Значение_если_ложь))
Выглядит громоздко, не правда ли? Сперва разберемся с последовательностью работы этой формулы:
- Первой выполняется функция ЕСЛИ, которая ближе к знаку равенства
- Внутри первой функции ЕСЛИ находится функция И, которая сравнивает, верны ли оба логических выражения
- В случае если оба логических выражения внутри функции И верны, первая функция ЕСЛИ срабатывает и возвращает нам Значение_если_истина_1
- Если как минимум одно логическое выражение неверно, начинается проверка условий у второй функции ЕСЛИ, внутри которой находится функция ИЛИ
- Теперь если хотя бы одно логическое выражение внутри ИЛИ верно, мы получим аргумент Значение_если_истина_2
- Но если оба логически выражения неверны, то обе функции ЕСЛИ не смогут сработать, и поэтому результатом работы формулы будет аргумент Значение_если_ложь.
Теперь взглянем на отдельные части формулы, некоторые из них повторяют друг друга. Сравните:
- И(Логическое_выражение_1;Логическое_выражение_2); Значение_если_истина_1
- ИЛИ(Логическое_выражение_1;Логическое_выражение_2);Значение_если_истина_2
Мы уже встречали обе эти части в наших предыдущих формулах. Более того, оба логических выражения остаются теми же, отличаются лишь значения истины. Рассмотрим подробнее:
- Логическое_выражение_1 — это первое условие премирования, то есть сравнение факта продаж с планом продаж
- Логическое_выражение_2 — тут мы проверяем, проводило ли предприятие рекламную акцию, то есть находится ли значение ''Да'' в соответствующей ячейке в столбце F
- Значение_если_истина_1 — какой мы хотим получить результат, если оба логических выражения верны? (То есть верно выражение_1 И выражение_2) Дать сотрудникам таких предприятий повышенную премию! Такое значение и запишем — ''Повышенная''.
- Значение_если_истина_2 — если верно только одно логическое выражение и предприятие выполнило план ИЛИ провело рекламную акцию, то сотрудники получат ''Обычную'' премию.
Но что же будет в случае, если оба логических выражения неверны? Тогда применится аргумент ''Значение_если_ложь'', который мы обозначали в предыдущих формулах как прочерк ''-''. Сделаем это и в этот раз.
Теперь соберем формулу целиком и запишем ее в ячейку I2:
=ЕСЛИ(И(E2>D2; F2="Да"); "Повышенная"; ЕСЛИ(ИЛИ(E2>D2; F2="Да"); "Обычная"; "-"))
Заключение
Как видите, функция ЕСЛИ — это мощный инструмент, который помогает превратить рутинные задачи в автоматизированные процессы, экономя ваше время и снижая риск ошибок. Освоив её, вы сможете не только оптимизировать работу с данными, но и создавать интеллектуальные отчеты, принимать взвешенные решения. Используя табличный редактор из экосистемы МойОфис, вы легко реализуете сложные формулы, включая ЕСЛИ. Также вам будут доступны встроенные шаблоны и облачные функции для совместной работы.
