Переводим бизнес с бумаги на цифру: преимущества электронного документооборота

Счета, акты, накладные, договоры — практически на каждый шаг в бизнесе нужно оформлять по 3-4 документа. Иногда может показаться, что компании работают только на бумагу и картриджи для принтера, а половину рабочего времени сотрудники ждут курьера или подписи руководителя.

С переходом на электронный документооборот (ЭДО) можно забыть про пачки напечатанных документов и «отлов» руководства для согласования. Через ЭДО вы сможете подписывать и отправлять документы в пару кликов, без походов в бухгалтерию и ожидания доставки нужных бумаг. Система автоматизирует рутинные задачи, защищает от подделок и потерь, а также упрощает взаимодействие с партнерами и контролирующими органами.

Разбираемся, что такое и зачем нужен ЭДО, как грамотно его внедрить в компанию и какую пользу он может принести именно вам.

Что такое электронный документооборот

Это процесс создания, отправки, согласования, обработки и хранения документов в электронном формате, без бумажных версий. Вы просто создаете документ на компьютере, согласовываете, заверяете его электронной подписью и отправляете получателю.

Ключевой элемент ЭДО – электронная подпись. Она гарантирует подлинность и целостность документов. Такая подпись — аналог собственноручной подписи, но в цифровом формате, которая хранится на специальном защищенном устройстве — токене. Как и личная подпись на бумажных документах, электронная подпись принадлежит только владельцу, и ее не следует передавать другим людям.

Электронные подписи бывают простыми, например, с такими аббревиатурами: КЭП, НЭП, и УНЭП. Но для бизнеса подойдет самый защищенный вариант — усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Далее мы будем говорить именно о ней.

У документов электронного документооборота такая же юридическая сила, как и у бумажных с подписью и печатью.

Зачем нужен ЭДО

Электронный документооборот помогает изменить традиционные подходы к работе с документами: избавляет от необходимости посещать бухгалтерию и отправлять документы почтой. ЭДО экономит время сотрудников и деньги компании, которые уходили на закупку бумаги и картриджей для принтеров.

Еще одно направление, где пригодится отправка документов по ЭДО — работа с контрагентами. Настроив обмен с помощью систем электронного документооборота, вы всего за несколько минут подпишете договор с партнером, который находится за тысячи километров. Больше не придется ждать курьера и переживать, сможет ли он найти нужный адрес и окажется ли адресат на месте.

Преимущества электронного документооборота

ЭДО не только сокращает время обработки документов, но и исключает их потерю и подделку. А автоматизация рутины позволяет сотрудникам сосредоточиться на более важных аспектах бизнеса. Плюсы, которые отмечают сотрудники компаний, перешедших на ЭДО:

Упрощает и ускоряет рабочие процессы

Для компании, которая обрабатывает сотни накладных в месяц, ЭДО станет настоящим спасением. Вы сможете настроить автоматическую генерацию и отправку нужных документов, чтобы существенно упростить работу бухгалтерии и снизить вероятность ошибок.

Экономит время и деньги

В бумажном документообороте значительная часть рабочего времени тратится на обыденные задачи: распечатку, подпись, сканирование, отправку бумаг и ожидание их возврата.

Использование электронных документов позволяет бизнесу значительно снизить затраты на бумагу, печать, курьерские услуги и архивирование. ЭДО поможет вам сэкономить десятки тысяч рублей.

Кроме того, значительно сокращается время работы с документами. Отправить клиенту счет или акт по системе ЭДО можно всего за 3 секунды. Сотруднику не придется выходить из офиса или заказывать доставку. Сэкономленное время можно потратить на решение важных вопросов.

Гарантирует сохранность и безопасность документов

Если документ утвержден с помощью подписи ЭДО, это обеспечивает сразу две вещи. Во-первых, подтверждает личность подписавшего. Во-вторых, гарантирует, что после подписания сторонами этот документ никто не менял. Таким образом, электронные документы защищены от подделки и постороннего вмешательства. Это делает их использование более безопасным по сравнению с бумажными аналогами.

Раньше часто случалось так, что одна сторона в последний момент перед подписанием документа у нотариуса могла подменить один из листов соглашения. В нем, например, предоплата волшебным образом становилась постоплатой. Другая сторона в этом случае могла попасть в невыгодное положение. С ЭДО такие ситуации невозможны.

Помогает контролировать документооборот в режиме реального времени

Система ЭДО позволяет увидеть, кто, когда и что подписал, а также получить доступ к истории изменений. Это помогает наладить совместную работу удаленных офисов, предотвратить ошибки и мошенничество, а также повысить ответственность сотрудников.

Например, вы отправили через ЭДО коммерческое предложение клиенту, но от него второй день нет обратной связи. Система покажет вам, получен ли ваш документ, и на какой стадии находится процесс его рассмотрения.

Упорядочивает хранение и поиск документов

Документы хранятся в едином электронном архиве. Чтобы найти документ по запросу партнера или контролирующего органа, не нужно перерывать горы пыльных папок. С ЭДО все можно сделать за пару секунд.

Помогает природе

Сокращение использования бумаги не только экономит деньги, но и сохраняет деревья, а также уменьшает количество выбросов в атмосферу углекислого газа от бумажных заводов.

Многие компании, после того как подключили ЭДО, отмечают улучшение своего имиджа в глазах клиентов и партнеров, которые ценят экологические инициативы.

Помогает идти в ногу со временем

Компании с ЭДО гораздо быстрее согласуют условия и подпишут договор с партнерами, чем те, которые предпочитают распечатывать документы и отправлять их курьером. Пока вторые дойдут до подписания, первые уже начнут работать и получать прибыль.

Компании, игнорирующие электронный документооборот, рискуют отстать от конкурентов в условиях активной цифровизации бизнеса. Согласование документов в таких компаниях занимает недели вместо нескольких часов: то бухгалтер ошибся, то принтер сломался, то курьер опаздывает. Таким образом они тормозят не только собственные рабочие процессы, но и задерживают своих контрагентов. Поэтому их партнеры рано или поздно предпочтут иметь дело с теми, кто работает быстрее и организованнее.

Как начать пользоваться ЭДО в организации

Предприятия откладывают переход на ЭДО, потому что считают это сложным и затратным процессом. Кажется, что нужно устанавливать много программ, месяцами обучать сотрудников и платить огромные суммы.

Но на самом деле внедрение ЭДО – это простое и выгодное решение. Современные системы электронного документооборота интуитивно понятны и не требуют специальных навыков. А преимущества ЭДО сотрудники компаний могут оценить с первого дня его использования.

Прежде чем переходить на электронный документооборот, проанализируйте, какие именно задачи вам нужно решить. Какие виды документов вы хотите перевести в электронный вид? Какие процессы требуют автоматизации?

Лучшее решение — внедрять ЭДО постепенно, а не сразу во все сферы компании. Это позволит сотрудникам лучше адаптироваться к изменениям и минимизирует возможные сложности.

Пошагово показываем, как настроить ЭДО и начать им пользоваться.

Шаг 1. Выберите оператора и тариф

Оператор ЭДО — это компания, которая предоставляет услуги по обмену электронными документами: отвечает за передачу документов по каналам связи своей системы, обеспечивает их конфиденциальность, гарантирует безопасность.

При выборе оператора учитывайте его интеграцию с разными системами: 1С: бухгалтерия, ОФД, системой маркировки товаров и другими сервисами, а также возможность поддержки роуминга с другими операторами. Сервис ЭДО должен принимать электронные подписи от разных удостоверяющих центров. Аккредитацию оператора можно проверить в официальном реестре ФНС.

Функционал, простота и понятность интерфейса тоже важны. Ведь если сотрудники будут часами искать в системе нужную команду, это не принесет ничего, кроме недовольства и затянет рабочий процесс.

Выбор тарифа зависит от потребностей компании. На стоимость влияет количество пользователей и исходящих документов.

Владелец небольшого продуктового магазина может выбрать бюджетный тариф с минимальным количеством исходящих документов, а для крупной логистической компании понадобится более дорогой вариант, куда входит более 1000 документов в месяц.

Шаг 2. Получите электронную подпись

Итак, с оператором определились, тариф выбрали. Самое время получить электронную подпись.

Для внутреннего документооборота между подразделениями компании будет достаточно простой электронной подписи (ПЭП). Ключом такой подписи являются логин и пароль сотрудника для доступа к системе ЭДО. Например, простой подписью сотрудник может подтвердить свой авансовый отчет для бухгалтерии. А вот отправка договора партнеру или документов в налоговую является внешним документооборотом, и для этого нужна усиленная квалифицированная подпись.

Получить усиленную подпись можно только в аккредитованном удостоверяющем центре. Для этого нужно прийти в один из офисов соответствующего удостоверяющего центра. Директору организации или индивидуальному предпринимателю в большинстве случаев достаточно будет взять с собой паспорт и СНИЛС. Однако некоторые центры могут запрашивать дополнительные документы, поэтому советуем заранее позвонить и уточнить порядок получения УКЭП.

Проверка документации и генерация уникального ключа займет от одного до нескольких дней в зависимости от удостоверяющего центра. Затем вы получите цифровой носитель, который можно использовать практически на любом компьютере или ноутбуке.

Шаг 3. Установите программу и обучите сотрудников

После того, как вы получите электронную подпись скачайте программное обеспечение с сайта оператора и зарегистрируйте кабинет ЭДО, через который будете отправлять и получать документы, управлять подписанием и отслеживать статусы. Затем вставьте токен с подписью в компьютер. Убедитесь, что все драйверы установлены корректно, чтобы программа могла распознать токен.

Успех внедрения ЭДО зависит от того, насколько хорошо ваши сотрудники будут понимать и использовать новую систему:

● организуйте тренинги, на которых подробно объясните, как работать с программой, как подписать и как отправить документы по ЭДО;

● создайте пошаговые инструкции и видеоруководства;

● назначьте ответственных лиц, которые будут помогать сотрудникам в случае возникновения вопросов.

Сначала проведите тестирование системы на небольшой группе пользователей, чтобы выявить и устранить возможные проблемы.

Не торопитесь сразу переводить все документы на отправку контрагенту. Начните с наиболее используемых, постепенно расширяя сферу применения ЭДО.

Шаг 4. Узнайте свой идентификатор

Идентификатор ЭДО — это уникальный код вашей организации в системе электронного документооборота, который нужен для определения участников при обмене электронными документами. Он формируется на основе ИНН и КПП компании и состоит из букв и цифр. Первые 3 символа — код оператора, остальные — уникальный код участника.

Этот код позволяет:

● идентифицировать вашу организацию при отправке и получении документов;

● настроить роуминг — возможность обмениваться документами с контрагентами, которые используют другие системы;

● обеспечивать безопасность и контролировать процессы документооборота, так как каждый документ будет связан с конкретным участником.

Узнать идентификатор ЭДО можно в интерфейсе сервиса оператора электронного документооборота в разделе с реквизитами.

Шаг 5. Приглашение в ЭДО: подключите контрагентов

Для полноценного использования ЭДО необходимо подключить к системе ваших контрагентов:

● если они работают с другими операторами, оформите заявку на настройку роуминга;

● отправьте приглашения в ЭДО своим контрагентам с помощью функции «Приглашение контрагенту»;

● дождитесь, когда контрагенты примут ваши приглашения.

После внедрения системы важно регулярно отслеживать ее работу и собирать отзывы сотрудников. Это поможет выявить недостатки и внести необходимые изменения для повышения эффективности.

Например, если сотрудники жалуются, что не могут быстро найти какую-либо функцию, можно изменить в интерфейс, чтобы нужная кнопка появилась на главном экране.

Как работает электронный документооборот

Переход на ЭДО не требует радикальных изменений в бизнес-процессах. Вы сохраняете привычный порядок действий, просто вместо бумаги используете электронные файлы.

Как пользоваться ЭДО:

1. Согласуйте документ. Работа с ЭДО начинается с загрузки документа в систему или его создания: договора, накладной или любого другого. Многие системы ЭДО позволяют использовать шаблоны, что упрощает и ускоряет процесс.
2. Подпишите документ. После создания, документ необходимо подписать электронной подписью — простой или усиленной, в зависимости от ситуации. Система зашифрует документ и добавит цифровую подпись. Это обеспечит документу юридическую силу и защитит от подделки.
3. Отправьте документ через систему ЭДО. Выберите контрагента, которому необходимо отправить документ, по его наименованию или ИНН. Система отправит подписанный документ адресату через защищенные каналы связи. Это может быть как внутренний адресат, например, другой отдел, так и внешний: контрагент или налоговая инспекция.
4. Получите подтверждение. Получатель увидит уведомление о новом документе и сможет его просмотреть, подписать или отправить на доработку. Система уведомит вас о текущем статусе документа.
5. Сохраните документ. После подписания документ необходимо сохранить в электронном архиве. Это позволяет легко находить и использовать его в будущем, а также обеспечивает защиту от потери. Электронные документы, как и бумажные, должны храниться в соответствии с требованиями законодательства.

В этой статье мы рассмотрели только внешний электронный документооборот, который позволяет наладить взаимодействие между контрагентами для подписания и отправки документов. В следующей статье мы расскажем о внутреннем документообороте, и как он помогает создавать, согласовывать и дорабатывать документы внутри компании.