Площадка для команды: как цифровые рабочие пространства помогают бизнесу

Разбираемся, какие задачи компаний решают цифровые платформы для совместной работы сотрудников

События последних лет сделали цифровые рабочие пространства (ЦРП) практически незаменимым инструментом для бизнеса. Первой причиной бурного роста их востребованности стала пандемия коронавируса и возникший из-за нее массовый переход на удаленный и гибридный форматы работы. Если в начале 2020 года в России на «удаленке» работало около 30 тыс. человек, то к январю 2021 года число возросло до 3,7 млн.

Необходимость постоянно общаться с коллегами и партнерами в сети, решать важные задачи вдали от привычных офисных условий сформировала запрос на продвинутые единые цифровые рабочие пространства. Таким сервисам требуются функции мессенджера и видеоконференций, возможность пересылать файлы и работать с ними прямо в чатах. Хотя пандемия завершилась, развитие подобных решений не останавливается. Все потому, что многие сотрудники продолжают работать удаленно и не хотят отказываться от полюбившегося формата. Например, в России 40% людей скорее уволятся, чем вернутся с «удаленки» или гибридной работы в офис.

В условиях, когда дистанционная работа стала неотъемлемым атрибутом бизнеса, компаниям стало особенно важно найти такое ЦРП, которое повысит эффективность и вовлеченность сотрудников. Как удаленных, так и тех, кто работает из офиса. Разбираемся, как устроены цифровые платформы, что они предлагают бизнесу и сотрудникам и какую пользу способны принести.

Как устроено цифровое рабочее пространство

ЦРП стали решением проблемы, с которой бизнес столкнулся на фоне тотальной цифровизации. Известно, что для решения конкретных задач давно разработаны специализированные системы и сервисы. Например, есть CRM для отслеживания статуса выполнения задач, отдельное ПО для видеосвязи, мессенджеры для быстрого общения.

В многообразии решений часто кроется серьезный недостаток: каждый отдел существует внутри своей системы коммуникации. Программы никак не интегрируются друг с другом, а из-за различий в интерфейсах сотрудники путаются. В итоге многие из них, особенно люди с невысокой цифровой грамотностью, стараются всеми силами избежать работы в сложных и многочисленных корпоративных системах и цифровых платформах для работы.

Решением проблемы стали единые цифровые рабочие пространства, меняющие представление о коммуникации внутри компании. Акцент в них сделан на создании единой среды общения, объединяющей самые разные типы взаимодействия и стимулирующей командную работу. Яркий пример — цифровое пространство для работы Squadus от компании-разработчика «МойОфис». Оно позволяет создавать рабочие группы и встречи, проводить аудио- и видеоконференции, пересылать файлы.

Возможности продукта также можно расширить за счет ботов, которые умеют автоматизировать процесс создания встреч в календарях, рассылку сообщений и передачу файлов. «МойОфис» предоставляет заказчикам полный комплект документации для разработки любого необходимого дополнения.

Общение коллег в Squadus происходит по принципу единого окна, в этом выражается еще одна особенность ЦРП: дружелюбность к пользователям. Сотрудникам больше не нужно жонглировать переписками в мессенджерах и нескольких почтовых аккаунтах. При этом интерфейс Squadus прост и интуитивно понятен, что не отпугивает неопытных в онлайн-общении сотрудников.

Как единая цифровая платформа для работы решает задачи бизнеса

Справедливо сказать, что современный мир становится все более человекоцентричным. Продвинутые компании приходят к пониманию, что кадры — главный ресурс, способный принести значительный экономический эффект. Благодаря внедрению цифрового рабочего пространства бизнес предоставляет сотрудникам наиболее удобные условия с простой коммуникацией, например, с гибкой структурой чатов, где можно создавать отдельные ветки обсуждений для частных вопросов, или с упрощенным поиском работников, где выйти на связь с незнакомым коллегой реально в один клик.

Сотрудники могут стать более продуктивными, так как не тратят ценное время на поиск нужного документа в почте — вместо этого файл легко найти прямо внутри ЦРП. Не меньше отвлекает ручное заполнение электронных адресов всех, кто приглашен на звонок, — в Squadus вместо этого можно назначить звонок группе сотрудников одной кнопкой. Продукт предлагает даже виртуальную доску, на которой можно делать записи прямо во время разговора. В дальнейшем эти записи сможет получить каждый участник созвона. Так повышается оперативность в принятии бизнес-решений и растет прозрачность процессов.

Зачастую цифровые рабочие пространства выступают не только местом для коммуникации, но и своеобразной точкой доступа к различным корпоративным данным. Базы данных, документы и справочники, записи видеоконференций — все это хранится внутри единой платформы, поэтому найти необходимую информацию максимально просто. В Squadus для этого есть умный поиск, который помогает обнаружить любые данные по именам файлов, полному или частичному совпадению одного или нескольких слов в запросе, а также благодаря автоматической транслитерации в поисковом запросе. В итоге информация не теряется во множестве переписок и всегда остается под рукой.

Немаловажное свойство, заложенное во все современные ЦРП, — мобильность. Представления о рабочем месте и времени сегодня заметно изменились. Чтобы ознакомиться с презентацией или решить срочный вопрос, сотрудникам не нужно ждать встречи в офисе. Полноценно участвовать в жизни команды могут даже командированные в другие города и страны работники. Поэтому цифровые рабочие пространства должны быть доступны на всех устройствах без привязки к одному рабочему месту. Например, Squadus работает не только на компьютерах, но и на смартфонах и планшетах, поэтому общаться и работать с корпоративными документами в нем можно из любого места и в любое время. Решение доступно также и через веб-интерфейс, который можно загрузить прямо в браузере.

Еще одна «боль» бизнеса, от которой может избавить ЦРП, — взаимодействие между несколькими организациями или филиалами. Проблема решается за счет гостевого доступа или особого режима работы Squadus под названием «федерации». Формат «федераций» позволяет соединить команды разных компаний или взаимодействующих субъектов одного холдинга, обеспечив сквозную коммуникацию между ними.

К 2023 году «федерации» стали неотъемлемой частью Squadus. Специальный режим работы позволяет сотрудникам быстро связаться с партнерами и коллегами из других компаний, где также пользуются Squadus. Сотрудники разных организаций могут общаться в личных чатах и в общих каналах, проводить совместные конференции, быстро находить нужных пользователей по контактным данным и учетной записи. Важно, что гости не могут создавать группы для коммуникации и инициировать диалоги, однако им доступно общение в тех чатах, куда их добавили.

Требования к ЦРП

Аналитики «МойОфис» выделили пять основных критериев, по которым компании выбирают цифровые платформы для работы. В первую очередь бизнес обращает внимание на российские сервисы, которые способны обеспечить максимальную схожесть пользовательского опыта с иностранным ПО. Это требование легко объяснить многолетней привычкой пользоваться зарубежными решениями. На фоне ухода иностранных вендоров в стране появилось немало собственных разработок, и бизнес ожидает от них привычного функционала.

Другой важный критерий — оперативность развертывания и безболезненное внедрение нового ПО в ежедневную работу сотрудников. Бизнес ждет от компании-разработчика проработанной схемы миграции из одного решения в другое с переносом всех пользователей, структуры и даже истории переписки.

Пример желанной оперативности — развертывание Squadus в течение трех рабочих дней при условии подготовленной инфраструктуры на стороне заказчика. В первый день проходит установка решения, во второй — настройка и встраивание во внешнюю инфраструктуру заказчика, в третий — миграция. Такое внедрение становится безболезненным для компании, не нарушая ее внутренние процессы. При этом бизнесу необходимо, чтобы ЦРП с первых дней было стабильным и отказоустойчивым — это третий и четвертый факторы при выборе решения.

Пятый критерий — соответствие требованиям информационной безопасности. В цифровую эпоху надежное хранение данных становится для бизнеса одной из принципиальных задач. Коммуникация и пересылка файлов между сотрудниками должны быть не только быстрыми и простыми, но и максимально защищенными от угроз. Например, в Squadus реализованы основные функции безопасности: шифрование end-to-end, защита соединений, двухфакторная аутентификация. Решение поддерживает современные протоколы авторизации Oauth 2.0 и SAML 2.0, благодаря чему надежно хранит данные пользователей.

В условиях, когда на распределенные команды переходит все больше российских компаний, популярность ЦРП продолжит расти. Не исключено, что совсем скоро на рынке будет трудно найти компанию, не интегрировавшую в свою работу единое цифровое пространство для общения сотрудников.