Мы выделили пять проблем, которые снижают эффективность бизнес-процессов. В этой статье расскажем о них подробно и подскажем, как улучшить коммуникацию в команде. Вы узнаете, как навести порядок в переписке, синхронизировать работу отделов и не только.
Содержание
Проблема 1. Влияние информационного шума
Проблема 2. Потеря информации в переписках
Проблема 3. Переключения между приложениями
Проблема 4. Долгое согласование документов
Проблема 5. Некорректная работа программ
Проблема 1. Влияние информационного шума
Если сотрудник общается с коллегами и клиентами в нескольких публичных мессенджерах, ему будет тяжело сосредоточиться на работе. Посторонние диалоги и уведомления попадают в поле зрения, это рассеивает внимание и мешает ориентироваться в задачах. Часто отвлекают сообщения от родственников и друзей, с которыми сотрудник переписывается в тех же приложениях.
Источник: Electro IQ
Бывает, происходит так: менеджер отвечает клиенту в чате проекта, и в это время ему приходит уведомление от новостного канала. Сотрудник отвлекается от работы, переключается на просмотр контента и забывает вернуться к рабочему обсуждению или документу.
Решение
Избавиться от информационного шума позволит структурированная коммуникация в едином окне. Перенесите общение в корпоративный мессенджер, где не будет посторонних каналов. Такую возможность дает Squadus — единая цифровая платформа для корпоративной коммуникации и совместной работы. Важная особенность решения — интеграция с Telegram: она позволяет сотрудникам организации общаться в рабочем мессенджере с клиентами и подрядчиками, которые используют популярный публичный мессенджер.
Проблема 2. Потеря информации в переписках
Когда сотрудники переписываются то в одном, то в другом приложении, коммуникация становится хаотичной. Письма в почте, сообщения в мессенджерах, чаты в сервисе ВКС — потоки информации накладываются друг на друга и создают путаницу. Сотрудникам приходится скроллить сразу несколько переписок, чтобы отследить историю сообщений или найти отправленные документы. К тому же, они рискуют упустить важные детали и даже не узнать об этом: коллеги могут принять решение в личной переписке и оставить часть команды в неведении.
Источник: Laurie Brown Communications
Беспорядок в переписках может поставить под угрозу успешное завершение проекта. Типичная история: команда разработки получает ТЗ в общем чате, но финальные правки к документу менеджеры согласовывают в личной переписке. Когда к задаче подключается новый разработчик, он находит исходную версию и работает по ней. Команда срывает сроки, клиент остается недоволен.
Решение
Важно сделать письменные обсуждения последовательными и прозрачными, свести дискуссии к понятной системе чатов и информационных каналов. Корпоративный мессенджер Squadus позволяет объединять в команды сотрудников, которые работают в одном отделе или вовлечены в один проект. Чтобы внутри команд было удобно обсуждать конкретные вопросы, можно создавать каналы и добавлять в них небольшие группы участников.
Умная структура коммуникаций в Squadus
К беседам могут подключаться и внешние партнеры: пользователям доступна упомянутая выше интеграция с Telegram, а также возможность предоставления гостевого доступа в определенные чаты и звонки.
Проблема 3. Переключения между приложениями
В течение дня сотрудники постоянно переходят из приложения в приложение: из мессенджера в почту, из текстового редактора в календарь. Такие действия кажутся мелочью, но это не так. Переключения утомляют и съедают рабочее время: один переход между сервисами занимает до 10 секунд, потому что пользователю нужно сориентироваться в новом интерфейсе.
Источник: TechRepublic
Рассмотрим рабочую ситуацию. Юрист получает в мессенджере задачу — изменить условия договора. Он запускает текстовый редактор, чтобы внести правки. Понимает, что нужно кое-что уточнить, и открывает календарь в почте, чтобы запланировать встречу. Встреча будет удаленной — поэтому сотрудник переходит в сервис ВКС, создает ссылку на видеозвонок и возвращается в календарь, чтобы добавить ее в описание встречи. На переключение между окнами уходит больше времени, чем на работу.
Решение
Проблему поможет решить цифровая платформа, где инструменты интегрированы друг с другом. В мессенджере для бизнеса Squadus предусмотрены сквозные сценарии, которые сокращают и упрощают путь пользователя. В одном приложении можно быстро отредактировать и согласовать документ, запланировать видеоконференцию и провести вебинар.
Проблема 4. Долгое согласование документов
В крупных компаниях согласование документов часто затягивается. Сотрудники пересылают друг другу файлы по почте, путаются в версиях, ищут вручную последние изменения. Особенно сложно, когда в процессе участвует несколько отделов — каждый вносит корректировки по своему направлению, и собрать все правки в единый документ становится почти непосильной задачей.
Источник: Salesforce Blog
Пример из практики: тендерный специалист в компании, которая поставляет услуги, неделю согласовывает с юристами договор. Сотрудник отправляет документ по почте двум коллегам, получает комментарии от каждого в отдельном файле, вносит правки и снова отправляет на согласование обоим. Наконец, договор готов, но он уже не нужен: заказчик не дождался подписания и выбрал конкурента.
Решение
Оптимизировать процесс помогут офисные приложения для совместной работы с документами. Сотрудники смогут править и комментировать файлы одновременно, это будет удобно и безопасно для бизнеса. Все необходимое для этого есть в «МойОфис Документы Онлайн»: решение разворачивается на серверах организации или доверенного партнера, в него входят онлайн-редакторы для работы с текстами, таблицами и презентациями, интерактивная доска и файловый менеджер для организации хранения и управления доступом к файлам. Локальные файлы с компьютера легко синхронизировать с облачным хранилищем при помощи приложения «МойСинхронизатор» — достаточно выбрать синхронизируемые папки. Вы будете уверены, что ни один важный документ не исчезнет из вида.
Проблема 5. Некорректная работа программ
Некоторые компании используют программы, которые уже не обновляются в России. Это рискованно: система безопасности становится уязвимой, новые форматы документов не поддерживаются, совместимость с другими сервисами нарушается. Бывает, что приложения и вовсе не запускаются, — тогда специалисты не могут выполнять задачи. Во время вынужденных простоев сотрудники или занимаются посторонними делами, или работают в непроверенных программах, которые ставят под угрозу безопасность корпоративных данных.
Источник: UC Today
Бизнес может попасть в непростую ситуацию. Предположим, команда готовит тендерное предложение, а файл с важными вводными от клиента не открывается — офисное приложение не распознает формат. Приходится конвертировать документ на ненадежном сайте или восстанавливать детали по памяти.
Решение
Рекомендуем выбирать безопасное ПО, которое корректно работает на территории России. Вашему бизнесу может подойти экосистема приложений для работы МойОфис: все решения созданы и обновляются внутри страны, их функционирование не зависит от поддержки иностранных корпораций. Вы сами решаете, какие продукты включить в экосистему — можете начать с минимального стартового набора и добавить новые офисные продукты в любой момент. Все решения МойОфис интегрированы между собой и связаны сквозными сценариями для удобной работы пользователей
Мы создаем продукты МойОфис в соответствии с передовыми практиками безопасной разработки по ГОСТ. Для компаний с повышенными требованиями к информационной безопасности выпускаем решения, сертифицированные ФСТЭК России.
Будем рады рассказать больше о возможностях любого решения «МойОфис» или целой экосистемы. Оставьте заявку на бесплатную консультацию, с вами свяжется менеджер и предложит подходящий вариант.
